Rechnungsautomatisierung für Selbstständige
Vom Termin zur bezahlten Rechnung in fünf Minuten pro Woche.
Automatisiert in den Programmen, die Sie schon benutzen. Unser System liest Ihre Zahlungseingänge und Termine und schlägt fällige Rechnungen vor, im Rhythmus, den Sie festlegen. Sie geben im Chat frei, PDFs werden aus Ihren Vorlagen erstellt, sauber abgelegt und dokumentiert und für den E-Mail-Versand vorbereitet. Gesendet wird nur, wenn Sie klicken. Versand- und Bezahlstatus wird automatisch überwacht.
Ein Rechnungslauf in sechs Fenstern · alles auf Ihrem Rechner
Chat mit Ihrer Assistenz
läuft
Das Problem
Jedes Mal dieselbe Abendschicht.
Wer nach Terminen abrechnet, kennt diese Handgriffe. Keiner ist schwer. Fertig sind sie nur nie.
Zwei bis sechs Stunden im Monat, meist abends. Vergessene Sitzungen. Ein falscher Preis. Eine Lücke in den Nummern, die das Finanzamt nicht mag. Und das Gefühl, nie ganz fertig zu sein.
Sonntagabend, jede Woche
- 01Kalender durchgehen, Sitzungen zählen
- 02Preise nachschlagen, Sonderfälle im Kopf behalten
- 03Vorlage ausfüllen, PDF erzeugen
- 04Rechnungsnummer fortschreiben
- 05Mail tippen, Anhang nicht vergessen
- 06Liste nachtragen
- 07Zahlungseingänge kontrollieren
- 08Säumige anschreiben
Die Handgriffe übernimmt ab jetzt ein persönlicher Sekretär aus Code: Er arbeitet in Ihren Dateien, so wie Sie es tun würden. Die Entscheidung behalten Sie.
So läuft ein Rechnungslauf
Ein Rechnungslauf dauert fünf Minuten. Der Rest läuft nachts.
Als Beispiel: wöchentlich, montags. Rechnen Sie monatlich ab, etwa an Eltern nach der Zahl der Stunden im Monat, läuft der Vorschlag einmal im Monat und bündelt alle Termine des Monats auf einer Rechnung. Rhythmus und Uhrzeit legen Sie fest.
Mo 05:00
Der Report und Vorschlag entstehen
Ihr Rechner liest alle Termine seit dem letzten Lauf, bündelt sie pro Klient und wendet Ihre Preise und Regeln an. Dazu werden die Zahlungseingänge geprüft.
Mo 07:05
Eine Mitteilung
Welche Rechnungen wurden bezahlt, welche sind neu zu erstellen, welche Summe, ob es Rückfragen gibt. Mehr nicht.
Wenn es Ihnen passt
Fünf Minuten Chat
Sie besprechen den Vorschlag auf Deutsch: freigeben, verschieben, ändern. Jede Regel, die Sie im Chat festlegen, wird gespeichert und gilt ab dann.
Direkt danach
Rechnungen und Mail-Entwürfe
PDFs aus Ihrer eigenen Vorlage mit fortlaufenden Nummern, abgelegt in Ihren Rechnungsordnern auf der Festplatte und eingetragen in Ihrer Liste. Dazu die Mail-Entwürfe an die richtigen Empfänger. Senden klicken Sie.
Nachts 03:30
Versand und Bank
Das System sieht nach, was Sie verschickt haben, gleicht Ihr Konto ab und markiert Bezahltes. Ist eine Rechnung überfällig, liegt der Mahnentwurf bereit. Verlangt Ihre Bank eine TAN, holt das System die Zahlungen beim nächsten Chat mit Ihnen nach.
Alles davon läuft auf Ihrem Rechner. Fällt ein Schritt aus, meldet er sich. Nichts verschwindet leise.
Die Rechnung
Ab wann sich die Einrichtung lohnt, rechnen Sie hier selbst.
Wie viele Stunden im Monat gehen heute für Abrechnung drauf, und was ist Ihnen eine Stunde wert? Die Einrichtung hat sich bezahlt gemacht, sobald die gesparten Stunden sie aufwiegen.
Und die Abende gehören wieder Ihnen.
- Zeit zurück im Jahr
- 56 Std.
- Wert dieser Zeit im Monat
- 500 €
- Einrichtung bezahlt nach
- 3 Monaten
- Ab dann jeden Monat gespart
- 475 €
Rechenbeispiel mit Ihren Angaben; die Stunden schätzen Sie selbst. Abgezogen sind die fünf Minuten pro Lauf, das Claude-Abo (rund 25 € im Monat) und, wenn gewählt, die Betreuung.
Warum eine KI?
Code rechnet. Die KI versteht, was Sie meinen.
Beträge, Nummern und Fristen kommen aus getestetem Code, damit sich nichts verrechnet. Die KI ist der Teil, den Sie bedienen: Sie sagen auf Deutsch, was gelten soll, und daraus wird eine Regel, die das System ab dann anwendet. Deshalb das KI-Abo.
- Verstehen
- „Nr. 42 erst nach den Sommerferien, und die Rechnung geht an den Vater.“ Die KI übersetzt das in Regeln für Aufschub und Empfänger. Sie suchen kein Menü.
- Erklären
- „Warum ist Nr. 17 dabei?“ Die KI antwortet aus dem Vorschlag: welche Sitzungen, welcher Preis, welche Regel gegriffen hat.
- Nachfragen
- Für Fälle ohne Regel fragt die KI, statt zu raten. Ein Termin ohne Klient, ein Zahler mit fremdem Namen: Sie entscheiden, die Regel entsteht.
- Dazulernen
- Jede Ausnahme, die Sie einmal erklären, wird als Regel gespeichert und ab dem nächsten Lauf angewendet. Neue Regeln entstehen nur aus dem, was Sie im Chat festlegen; von allein ändert sich nichts.
Maßkonfektion statt Software von der Stange
Kein neues Programm lernen. Wir automatisieren, was Sie schon benutzen.
Stellen Sie sich eine Bürokraft vor, die Ihre Liste, Ihren Kalender und Ihr Mail-Programm genauso benutzt wie Sie, nur in jedem Lauf pünktlich und ohne Tippfehler. Genau das richten wir ein: kein neues Programm, ein Automat in Ihren Werkzeugen. Neu ist nur ein Chat, in dem Sie auf Deutsch sagen, was gelten soll. Der Kern ist fertig und erprobt; zugeschnitten wird an den fünf Stellen, an denen Sie sich von anderen unterscheiden.
- Ihre Liste
- Welche Spalten, welche Blätter, welche Namen: Wir passen uns Ihrer Tabelle an, nicht Sie sich unserer.
- Ihre Vorlage
- Die Rechnung sieht aus wie bisher, mit Ihrer Unterschrift. Steuernummer, Umsatzsteuer-Hinweis und Bankverbindung übernehmen wir aus Ihrer Vorlage; ob sie vollständig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Bringen Sie eine aktuelle Rechnung zum Erstgespräch mit.
- Ihr Kalender
- Wie Sie Termine schreiben, lernt das System: Kürzel, Paare oder Gruppen, Ausfälle, Privates. Serientermine, Ferienwochen und kurzfristige Absagen: Wie Sie die heute im Kalender kennzeichnen, sehen wir uns im Erstgespräch an; daraus wird die Regel, und der Probelauf zeigt, ob sie greift.
- Ihre Preise
- Sätze, Staffeln, Abend- und Wochenendzuschläge, Ausfallhonorar, Sonderpreise für einzelne Klienten.
- Ihre Bank
- Das System liest die Umsätze Ihres Girokontos über die Schnittstelle, die deutsche Banken für Banking-Programme anbieten, und markiert, was bezahlt ist. Es liest nur; überweisen kann es nicht. Ob Ihre Bank dabei ist, wo der Zugang auf Ihrem Rechner liegt und was Sie bei Ihrer Bank freigeben müssen, zeigen wir im Erstgespräch, bevor Sie zusagen.
Drei Ausgangslagen, ein Ziel
Sie arbeiten mit Bordmitteln
Numbers oder Excel, Apple-Kalender, Mail, eine Word- oder Pages-Vorlage. Der erprobte Weg: Wir schließen an, was da ist.
Sie arbeiten noch auf Papier
Terminbuch, Karteikarten, Rechnungen von Hand. Dann richten wir Kalender und Klientenliste mit Ihnen ein: zwei vertraute Programme, die ohnehin auf Ihrem Rechner sind, keine Fachsoftware. Der Automat kommt obendrauf.
Sie haben schon ein Rechnungsprogramm
Dann prüfen wir im Erstgespräch, ob es eine Schnittstelle hat. Wenn ja, bleibt es Ihr Rechnungsprogramm und vergibt weiter die Rechnungsnummern; wir bauen Terminerkennung, Vorschlag und Bankabgleich drumherum. Wenn nein, sagen wir das, und Sie entscheiden.
Vom Erstgespräch zur Übergabe
- 01
Erstgespräch
30 Minuten
Sie zeigen, womit Sie heute abrechnen. Wir sagen, was davon passt und was es kostet.
- 02
Einrichtung
wenige Tage
Wir richten das System auf Ihrem Rechner ein, per Fernzugriff zu einem Termin, den Sie bestimmen, oder vor Ort. Sie schauen dabei zu: Liste, Vorlage, Kalender, Preise, Bank.
- 03
Probelauf
ein bis zwei Wochen
Das System läuft neben Ihrer bisherigen Abrechnung her. Erst wenn beide dasselbe sagen, übernimmt es. Weichen sie ab, schärfen wir die Regel nach. Ob es bei Ihnen Fälle gibt, die sich nicht abbilden lassen, und was dann für den Preis gilt, klären wir im Erstgespräch, bevor Sie zusagen.
- 04
Übergabe
eine Stunde
Einweisung im Chat, Handbuch ohne Fachbegriffe. Ab dann bedienen Sie es allein.
Erprobt ist der Weg mit Mac, Apple-Kalender, Numbers und einer Pages- oder Word-Vorlage. Google-Kalender, Notion, Excel, Windows oder ein vorhandenes Rechnungsprogramm haben wir noch nicht angeschlossen. Bringen Sie ins Erstgespräch mit, was Sie heute nutzen; dort sagen wir Ihnen, ob es geht und was es kostet, bevor Sie etwas zahlen.
Datenschutz
Ihre Klienten kennt die KI nur als Nummern.
Die Beträge rechnet Code auf Ihrem Rechner. Das Gespräch führt Claude, ein KI-Dienst, den Sie selbst abonnieren. Selbst der bekommt keine Namen, keine Adressen, keine Notizen: nur Nummern, Termine und Beträge. Den Kalender liest nur Code auf Ihrem Rechner; der ersetzt jeden Namen durch eine Nummer, bevor die KI ein Wort davon sieht. Kalendertitel und Notizen bleiben dort; die KI bekommt Datum, Dauer, Betrag und Nummer. Welche Nummer zu welchem Menschen gehört, liegt verschlüsselt auf Ihrem Rechner und erscheint nur in einem Fenster, das allein Sie sehen.
Chat
Was die KI sieht
- Nr. 422 Sitzungen246 €
- Nr. 171 Sitzung, abends137 €
- Nr. 1032 Sitzungen260 €
- Nr. 1041 Sitzung130 €
Klartext · nur auf Ihrem Rechner
Was nur Sie sehen
- Nr. 42Fam. BergmannPaar, beide Adressen
- Nr. 17Herr FalkRechnung an den Vater
- Nr. 103Frau Okonkwoneuer Preis seit Januar
- Nr. 104Frau Steinbachneu seit 13.06.
Beispiel mit erfundenen Namen und Nummern.
- Ihre Dateien bleiben auf Ihrem Rechner.
- Keine Cloud-Datenbank, keine Kopie bei uns. Den Rechner verlassen nur Nummern, Termine und Beträge an den KI-Dienst, Ihre Mails über Ihr Mail-Programm und die Umsatzabfrage an Ihre Bank; mit Betreuung zusätzlich die Meldung, ob der nächtliche Lauf durchgelaufen ist. Fernwartung nur nach Ankündigung und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Die KI rechnet nicht.
- Beträge, Nummern und Fristen kommen aus Code, nicht aus der KI. Diesen Code prüfen über 500 automatische Tests; welche Fälle sie abdecken, zeigen wir Ihnen auf Wunsch im Erstgespräch. Ob eine Regel bei Ihnen richtig greift, prüft der Probelauf gegen Ihre bisherige Abrechnung, bevor das System übernimmt.
- Kein Versand ohne Ihren Klick.
- Jede Rechnung ist ein Entwurf, bis Sie senden. Jede Mahnung auch.
Im Einsatz
Seit Juni 2026 in einer Therapiepraxis am Bodensee.
Klientenliste seit vielen Jahren, mehrere hundert Klienten, Termine im Apple-Kalender, Rechnungen aus einer Pages-Vorlage. Genau diese Werkzeuge sind geblieben. Die Inhaberin bedient das System allein im Chat; der wöchentliche Rechnungslauf dauert fünf Minuten. Nachts ruft es seit dem Start die Umsätze ab, markiert Bezahltes und meldet sich, wenn etwas nicht stimmt. Gesendet wird nur, was die Inhaberin klickt.
Gebaut und betreut von Tim Leonsteyn, Gründer von Panthera Metamorphic. Er richtet jedes System selbst ein, und jede Regel, nach der es Rechnungen vorschlägt, ist vorher mit Ihnen abgestimmt.
Kundenstimmen mit Namen gibt es noch nicht; die erste Praxis möchte anonym bleiben. Was wir stattdessen anbieten, steht beim Preis.
Ehrlich gesagt
Was wir nicht versprechen.
- Keine Steuerberatung, keine Umsatzsteuervoranmeldung. Wir schreiben und überwachen Rechnungen.
- Nicht vollautomatisch. Die Freigabe bleibt bei Ihnen, mit Absicht.
- Keine Kassenabrechnung. Das System schreibt Rechnungen an Privatzahler; Abrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungsstellen ist nicht dabei.
- Erprobt ist die Bedienung durch eine Person. Macht bei Ihnen eine Mitarbeiterin die Rechnungen, klären wir im Erstgespräch, wer den Chat führt, wer die Bank freigibt und wer den Versand klickt.
- Kein Download. Die Einrichtung ist ein begleitetes Projekt über einige Tage, mit Probelauf.
- Sie brauchen ein eigenes Claude-Abo für den Chat (rund 20 bis 30 € im Monat; Anbieter ist Anthropic, verarbeitet wird in den USA). Dorthin gehen Nummern, Termine und Beträge sowie das, was Sie selbst tippen, nie Ihre Dateien. Was Anthropic mit Chats macht, regeln deren Bedingungen und Ihre Einstellungen im Claude-Konto; wo Sie die Nutzung zum Training abschalten, zeigen wir bei der Einrichtung. Und Ihr Rechner muss nachts geweckt werden dürfen.
Der Preis
Einmal einrichten. Betreuung nur, wenn Sie möchten.
- Die Einrichtung
- Erstgespräch, Einrichtung auf Ihre Dateien, Probelauf, Einweisung. Einmalig. Gilt für den erprobten Weg mit Mac, Numbers und eigener Vorlage; für Windows, Google oder ein Rechnungsprogramm nennen wir den Preis im Erstgespräch, bevor Sie zusagen.
- regulär
1.990 €990 € in der Startphase - Die Betreuung (optional)
- Für alle, die sich damit wohler fühlen: Wir behalten im Blick, ob die nächtlichen Läufe durchgelaufen sind (bei uns kommt nur diese Meldung an, keine Rechnung, kein Name), prüfen das System jede Woche, helfen bei allem, was nicht im Chat geht, und passen es nach macOS-Updates an. Monatlich kündbar. Ohne Betreuung läuft das System genauso; bei Bedarf helfen wir einzeln.
- 79 € / Monat
- Ihr Claude-Abo
- Claude ist der KI-Dienst, mit dem Sie chatten. Das Abo schließen Sie selbst ab, es läuft auf Ihren Namen. Wir nennen es hier, damit Sie alle Kosten auf einen Blick haben.
- ca. 20 bis 30 € / Monat
Kündigen Sie, bleibt alles auf Ihrem Rechner weiter nutzbar: Ihre Dateien, Ihre Vorlage, der Code. Es gibt kein Format, das uns gehört und das wir mitnehmen.
Zum Vergleich: Heute kostet Sie die Abrechnung zwei bis sechs Stunden, Monat für Monat. Ein Abrechnungsprogramm kostet ebenfalls monatlich, dazu den Umzug Ihrer Daten und die Einarbeitung.
Startphase: 990 € einmalig plus Ihr Claude-Abo. Mit Betreuung kommen 79 € im Monat dazu, solange Sie sie wollen.
Häufige Fragen
Fragen vor dem Erstgespräch.
Brauche ich Vorkenntnisse?
Nein. Sie sprechen mit dem System auf Deutsch, so wie Sie einer Mitarbeiterin etwas sagen würden. Die Technik richten wir ein.
Was, wenn sich die KI verrechnet?
Sie rechnet nicht. Beträge, Nummern und Fristen kommen aus Code, den wir testen. Die KI liest Ihnen den Vorschlag vor und nimmt Ihre Änderungen entgegen. Zusätzlich prüft das System jede Woche, ob jede Sitzung entweder abgerechnet oder mit Grund zurückgestellt ist.
Ich arbeite mit Windows und Excel. Geht das?
Der erprobte Weg ist ein Mac mit Numbers, Kalender und Mail. Excel liegt technisch nah, Windows braucht für die nächtlichen Läufe eine andere Technik. Was bei Ihnen geht und was es kostet, sagen wir Ihnen im Erstgespräch.
Ich habe viele Sonderfälle.
Dafür ist es gebaut. Erprobt sind bisher: Paare mit getrennten Adressen, Rechnung an den Vater, Sonderpreise, Aufschübe, Gratissitzungen, monatlicher oder quartalsweiser Rhythmus. Andere Fälle, etwa Geschwister auf einer Rechnung, Zehnerkarten oder Ferienpausen, bringen Sie ins Erstgespräch mit; dort legen wir die Regel fest, und der Probelauf prüft sie, bevor das System übernimmt. Jede Regel nennen Sie einmal, ab dann gilt sie.
Was passiert mit meinen Klientendaten?
Sie bleiben auf Ihrem Rechner. Die KI ist Claude, ein externer Dienst, den Sie selbst abonnieren; sie erhält Nummern, Termine und Beträge, keine Namen. Bei der Einrichtung schauen Sie zu; später greifen wir nur nach Ankündigung zu, zu einem Termin, den Sie bestimmen, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Ob das für Ihre Schweigepflicht genügt, entscheiden Sie nach Ihrer Berufsordnung; im Erstgespräch legen wir offen, welche Angaben die KI bekommt und wie Sie den Fernzugriff selbst beenden.
Was, wenn Sie einmal nicht mehr da sind?
Dann läuft es weiter. Alles liegt auf Ihrem Rechner in offenen Dateien, mit Handbuch. Jede andere IT-Fachkraft kann es weiterführen; für den Betrieb brauchen Sie uns nicht.
Muss mein Rechner nachts an sein?
Er darf schlafen. Das System weckt ihn kurz vor halb vier für ein paar Minuten und lässt ihn wieder schlafen. Ist er aus oder zugeklappt in der Tasche, holt es die Arbeit beim nächsten Start nach und sagt Ihnen Bescheid. Nichts geht verloren, es verschiebt sich nur.
Ich werde auch per PayPal oder bar bezahlt.
Das System liest Ihr Girokonto; PayPal und Barzahlungen tauchen dort nicht auf. Sagen Sie es im Chat mit Datum, und die Rechnung wird als bezahlt eingetragen. Ob Ihre Liste Zahltag und Zahlungsweg festhalten muss und ob Sie für Bareinnahmen ein Kassenbuch brauchen, klärt Ihre Steuerberatung; die Spalten dafür legen wir im Erstgespräch fest.
Wer haftet, wenn etwas schiefgeht?
Für Ihre Rechnungen gegenüber Finanzamt und Klienten bleiben Sie verantwortlich; das ändert kein Programm. Für Fehler in der Einrichtung haften wir in dem Umfang, der im Vertrag steht; Sie bekommen ihn vor Ihrer Zusage und können ihn Ihrer Steuerberatung zeigen. Im Betrieb geht nichts ohne Ihren Klick raus, und der Probelauf vergleicht jede Rechnung mit Ihrer bisherigen Abrechnung, bevor das System übernimmt.
Wer gibt nachts die TAN ein?
Niemand. Für das Abrufen der Umsätze verlangen Banken nur gelegentlich eine TAN. Wenn Ihre Bank eine will, meldet das System das, und Sie geben sie beim nächsten Chat ein, mit Ihrem gewohnten TAN-Gerät.
Wozu brauche ich ein Claude-Abo, wenn Code rechnet?
Weil Sie mit dem System sprechen statt zu klicken. Claude versteht, was Sie meinen, macht daraus Regeln, erklärt jeden Vorschlag und fragt bei Sonderfällen nach. Rechnen tut es nicht; das bleibt beim Code.
Ich habe noch keinen digitalen Kalender.
Dann richten wir ihn mit Ihnen ein, zusammen mit der Klientenliste. Beides sind Programme, die schon auf Ihrem Rechner sind. Nach einer Einweisung führen Sie sie selbst; die Automation kommt obendrauf.
Ich nutze schon ein Rechnungsprogramm.
Wenn es eine Schnittstelle hat, binden wir es ein und bauen Terminerkennung, Vorschlag und Bankabgleich drumherum. Wenn nicht, sagen wir das im Erstgespräch. Ihre bisherigen Daten bleiben in jedem Fall bei Ihnen.
Was passiert nach einem macOS-Update?
Mit Betreuung prüfen wir das System nach Updates mit und passen an, was sich geändert hat, ohne Aufpreis. Ohne Betreuung rufen Sie uns, wenn etwas hakt.
Nimmt meine Steuerberatung das an?
Ihre Steuerberatung bekommt, was sie heute bekommt: Rechnungs-PDFs und Ihre Liste. Die Nummern laufen lückenlos weiter. Versandte Rechnungen werden nicht verändert; eine Korrektur nach dem Versand ist eine neue Rechnung mit eigener Nummer. Wie eine erzeugte, nicht versandte Rechnung ohne unerklärte Lücke zurückgenommen wird, legen wir im Erstgespräch fest. Für Datensicherung und gesetzliche Aufbewahrung bleiben Sie zuständig.
Wie lange dauert es bis zum ersten Lauf?
Vom Erstgespräch bis zum ersten Lauf meist eine Woche. Danach läuft das System ein bis zwei Wochen neben Ihrer bisherigen Abrechnung her. Übernehmen darf es erst, wenn beide dasselbe sagen.
Ihr nächster Rechnungslauf kann fünf Minuten dauern.
In 30 Minuten sehen wir uns gemeinsam an, womit Sie heute abrechnen. Der Preis oben gilt für den erprobten Weg mit Mac, Numbers und eigener Vorlage. Arbeiten Sie mit anderen Werkzeugen, etwa Google-Kalender oder einem Rechnungsprogramm, sagen wir Ihnen im Gespräch, ob es geht und was es kostet. Kostenlos, und danach entscheiden Sie in Ruhe.
So läuft das Erstgespräch
- 01Sie zeigen, womit Sie heute abrechnen: Ihre Liste, Ihren Kalender, eine Rechnung. Eine leere Kopie reicht, echte Namen brauchen wir nicht.
- 02Wir sagen, was sich davon anschließen lässt und wo wir zuschneiden müssten.
- 03Sie bekommen einen Preis und einen Zeitplan. Entscheiden können Sie danach in Ruhe.
Per Video oder Telefon, rund 30 Minuten. Es verpflichtet zu nichts, und niemand ruft hinterher an, um zu drängen.