Was gehört auf eine Rechnung für Coaching oder Beratung?

• Pflichtangaben sind bei Coaching und Beratung dieselben wie bei jeder Rechnung: Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Betrag.
• Zusätzlich sinnvoll, aber nicht Pflicht: Termin, Dauer und eine kurze Leistungsbezeichnung, damit die Klientin die Sitzung wiedererkennt.
• Rechnungsnummern sollten fortlaufend und lückenlos sein, das ist ein anerkannter GoBD-Grundsatz ordentlicher Buchführung.
• Eine falsche verschickte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern per Storno korrigiert.
• Was für Ihre konkrete Steuersituation gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Auf jede Rechnung für Coaching oder Beratung gehören Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift der Klientin oder des Klienten, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, eine Beschreibung der Leistung, der Betrag sowie je nach Ihrem steuerlichen Status ein Hinweis zur Umsatzsteuer oder zur Kleinunternehmerregelung. Das sind die allgemeinen Pflichtangaben, wie sie für Rechnungen üblich sind.

Für Beratung und Coaching reicht eine allgemeine Leistungsbeschreibung wie „Beratungsleistung im Monat März" meist nicht, weil die Klientin sich sonst nicht erinnert, wofür sie zahlt. Eine konkrete Formulierung wie „Coaching-Sitzung am 12. März, 60 Minuten" ordnet die Rechnung sofort ein, ganz ohne Rückfrage per Mail. Genau diese Angaben liefert eine Rechnung mit Vorlage automatisch aus dem Kalender, wenn die Termine ohnehin dort stehen.

Ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer auszuweisen ist, welche Angaben §14 UStG konkret für Ihre Situation verlangt und ob eine E-Rechnungspflicht für Sie greift, ist eine steuerliche Frage. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Nicht vorgeschrieben, aber hilfreich sind der genaue Termin, die Dauer der Sitzung, die Art der Leistung in einfachen Worten und bei mehreren offenen Terminen eine Liste, welche Termine bereits berechnet wurden und welche noch warten.

Gerade wer mehrere Klientinnen mit unterschiedlichen Terminfolgen betreut, verliert sonst leicht den Überblick, welcher Termin schon abgerechnet ist. Eine Rechnungsautomatisierung, die montags aus Kalender und Klientenliste einen Vorschlag erstellt, listet genau das auf, wer noch wartet, bevor Sie im Chat die Freigabe geben. Wie das im Detail läuft, steht im Beitrag Rechnungen aus dem Kalender erstellen.

Eine ausgegebene Rechnung wird nicht gelöscht oder nachträglich verändert, sondern per Stornorechnung korrigiert, gefolgt von einer neuen, richtigen Rechnung. Das ist kein Extra-Aufwand ohne Grund, sondern folgt dem GoBD-Grundsatz, dass ausgegebene Rechnungen unveränderbar bleiben.

Für die Klientin ändert das wenig, sie erhält einfach die korrigierte Rechnung. Für Ihre eigene Buchführung bedeutet es aber, dass jede Nummer, auch eine fehlerhafte, nachvollziehbar bleibt. Details zum Rechnungsaufbau und zur Nummerierung stehen unter Rechnung.

Für wenige Rechnungen im Monat reicht eine Vorlage in Word, Excel oder Numbers völlig aus, dann schreibt man jede Rechnung von Hand. Bei vielen Klientinnen und wiederkehrenden Terminen sparen ein Rechnungsprogramm oder eine Automatisierung im bestehenden System spürbar Zeit, kosten aber entsprechend.

Erprobt ist der Ablauf seit Juni 2026 in einer Beratungspraxis, die genau dieses Muster aus Terminkalender und Privatzahlern hat. Für Kassenabrechnung mit Krankenkassen ist die Lösung ausdrücklich nicht gedacht.

Muss ich als Kleinunternehmerin die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Ob und wie ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung stehen muss, hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Brauche ich bei kleinen Beträgen trotzdem eine Rechnungsnummer?

Eine fortlaufende, lückenlose Nummerierung ist ein anerkannter Grundsatz ordentlicher Rechnungsführung, unabhängig von der Höhe des Betrags. Ob für Kleinbeträge Ausnahmen gelten, sollte Ihre Steuerberatung einschätzen.

Muss der genaue Termin der Sitzung auf der Rechnung stehen?

Pflicht ist eine Leistungsbeschreibung, kein exakter Termin. In der Praxis erspart die Angabe von Datum und Dauer der Sitzung Rückfragen der Klientin.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Rechnung fordert eine Zahlung und enthält die vollständigen Pflichtangaben, eine Quittung bestätigt eine bereits erfolgte Zahlung und ist formal weniger streng.

Was passiert bei einem Fehler auf einer bereits verschickten Rechnung?

Die fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern per Storno korrigiert und durch eine neue Rechnung ersetzt, so bleibt die Nummerierung lückenlos nachvollziehbar.