Wie erstelle ich Rechnungen automatisch aus meinem Terminkalender?

• Rechnungen entstehen aus Kalendertermin, Klientenliste und Preisregel, nicht aus einem neuen Programm.
• Montags erstellt das System einen Rechnungsvorschlag, die Freigabe im Chat bleibt bei Ihnen.
• Zeitbedarf nach der Einrichtung liegt bei etwa fünf Minuten pro Woche.
• Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos, eine Korrektur läuft immer per Storno, nie per Löschen.
• Einrichtung kostet einmalig 990 € in der Startphase, danach 1.990 €, Betreuung optional 79 € im Monat.

Rechnungen aus dem Kalender entstehen, wenn Ihre bestehenden Termine, Ihre Klientenliste in Numbers oder Excel und Ihre eigene Rechnungsvorlage zu einer festen wöchentlichen Routine verbunden werden, sodass montags automatisch ein Vorschlag entsteht, den Sie im Chat freigeben. Der Kalender ist dabei die Wahrheit, die Rechnung folgt ihm, nicht umgekehrt. Kein neues Programm ersetzt Ihre Werkzeuge, Mac, Kalender, Klientenliste und Mail bleiben genau so bestehen wie bisher. Wie ein solcher Ablauf konkret aussieht, zeigt So läuft ein Rechnungslauf.

1. 1Montags liest das System Kalender und Klientenliste und erstellt einen Rechnungsvorschlag mit Terminen, Beträgen und offenen Fällen.
2. 2Sie prüfen den Vorschlag im Chat auf Deutsch und geben ihn frei oder ändern ihn.
3. 3Das System schreibt PDF und Mail Entwurf mit Anhang aus Ihrer eigenen Vorlage.
4. 4Sie selbst klicken auf Senden, das System schreibt oder verändert nichts eigenständig.
5. 5Nach dem Versand erkennt das System das Versanddatum automatisch.

Nach dem Versand übernimmt das System drei Dinge von selbst: es erkennt das Versanddatum, gleicht Zahlungseingänge per lesendem Bankabgleich zu und legt bei Bedarf einen Entwurf für eine Zahlungserinnerung an, den Sie ebenfalls selbst freigeben. Beträge und Rechnungsnummern berechnet dabei Code, nie das KI-Modell, das schafft Nachvollziehbarkeit.

Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern und die Unveränderbarkeit einer einmal ausgegebenen Rechnung sind Grundsätze, die das System einhält. Eine falsch verschickte Rechnung wird per Storno korrigiert, nie gelöscht, das entspricht dem Vorgehen, das GoBD als Grundsatz verlangt. Was für Ihren konkreten Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Einrichtung kostet einmalig 990 € in der Startphase, solange die ersten fünf Einrichtungen laufen, danach 1.990 €, enthalten sind Erstgespräch, Einrichtung auf Ihre eigenen Dateien, Probelauf und Einweisung. Eine optionale Betreuung kostet 79 € im Monat und ist monatlich kündbar, ohne Betreuung läuft das System genauso weiter. Hinzu kommt ein eigenes Claude Abo bei Anthropic, etwa 20 bis 30 € im Monat, für die Bedienung im Chat. Details zum genauen Zuschnitt auf Ihre Praxis finden Sie unter Zuschnitt und zu Preisen unter Preis.

Für Selbstständige mit Kassenabrechnung über Krankenkassen oder Abrechnungsstellen ist diese Lösung ausdrücklich nicht gedacht, ebenso wenig für alle, die nur gelegentlich eine einzelne Rechnung schreiben. Wer wenige Rechnungen im Jahr stellt, fährt mit einer einfachen Vorlage in Word oder Numbers oft besser, der Aufwand für Einrichtung und Chat Abo lohnt sich dann kaum. Wer bereits ein Rechnungsprogramm mit Kassenanbindung nutzt und zufrieden ist, muss nicht wechseln. Erprobt ist die Bedienung durch eine Person, in einer Beratungspraxis läuft das System seit Juni 2026. Windows, Google Kalender oder eine Anbindung an ein bestehendes Rechnungsprogramm mit Schnittstelle sind möglich, aber Aufpreis nach Erstgespräch, ebenso bleibt die Freigabe im Chat mit Absicht bei Ihnen, das System arbeitet nicht vollautomatisch.

Steuerliche Fragen wie Kleinunternehmerregelung, E-Rechnungspflicht oder Umsatzsteuervoranmeldung beantwortet dieser Ratgeber bewusst nicht abschließend, das ist Sache Ihrer Steuerberatung. Wer unsicher ist, ob der eigene Zuschnitt passt, klärt das am besten im Erstgespräch.

Brauche ich ein neues Rechnungsprogramm für die Automatisierung?

Nein, Mac, Kalender, Klientenliste und die eigene Rechnungsvorlage bleiben bestehen, es wird kein neues Programm eingeführt.

Wie viel Zeit kostet die Rechnungsstellung nach der Einrichtung noch?

Etwa fünf Minuten pro Woche, hauptsächlich für die Freigabe des Rechnungsvorschlags im Chat.

Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft war?

Eine ausgegebene Rechnung wird nie gelöscht, die Korrektur läuft immer per Storno, die Rechnungsnummern bleiben dabei fortlaufend und lückenlos.

Werden meine Klientendaten an einen Chat Dienst weitergegeben?

An den Chat gehen nur Nummern, Termine und Beträge sowie das selbst Getippte, nie die Dateien, mehr dazu unter Datenschutz.

Ist die Rechnungsautomatisierung für Kassenabrechnung geeignet?

Nein, die Lösung ist für Privatzahler mit Terminkalender gedacht, ausdrücklich nicht für Kassenabrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungsstellen.

Kann ich nach einer Kündigung meine Daten weiter nutzen?

Ja, es gibt kein eigenes Datenformat und kein Software Abo, bei Kündigung der optionalen Betreuung bleibt alles auf Ihrem eigenen Rechner nutzbar.