Muss ich ein Ausfallhonorar in den AGB erwähnen?

Halten Sie Ihre Regel schriftlich fest, zum Beispiel in den AGB oder der Terminbestätigung; dann kann das System sie eindeutig anwenden. Ob und wie Sie das konkret formulieren, klären Sie am besten mit fachkundiger Beratung.

Muss ich Umsatzsteuer auf ein Ausfallhonorar ausweisen?

Das hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab, etwa ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder die Kleinunternehmerregelung nutzen. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Kann ich das Ausfallhonorar automatisch verschicken lassen?

Nein, die Freigabe jeder Rechnung bleibt bei Ihnen. Das System erstellt PDF und Mail Entwurf mit Anhang, Sie klicken selbst auf Senden.

Was passiert, wenn ich ein Ausfallhonorar falsch berechnet habe?

Die ausgegebene Rechnung wird nicht gelöscht, sondern per Storno korrigiert, das gilt für jede Rechnung im System.

Gibt es eine feste Frist, ab wann eine Absage als kurzfristig zählt?

Welche Frist gilt, ergibt sich aus Ihrer eigenen Vereinbarung; ob es darüber hinaus Vorgaben gibt, klären Sie mit einer Rechtsberatung. Das System wendet die Frist an, die Sie ihm nennen.

Ratgeber · Abrechnung · 4 Min.

Wie berechne ich ein Ausfallhonorar bei kurzfristiger Absage?

Von Tim Leonsteyn · 21. September 2026

Ein Ausfallhonorar sorgt regelmäßig für Unsicherheit: Darf ich das überhaupt verlangen, und wenn ja, wie viel? Die Antwort hängt nicht von einer allgemeinen Regel ab, sondern von dem, was Sie vorher mit Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden vereinbart haben. Dieser Ratgeber ordnet ein, wie ein Ausfallhonorar fair berechnet und sauber auf der Rechnung ausgewiesen wird, und wo eine Rechnungsautomatisierung an ihre Grenze stößt.

Was müssen Sie zum Ausfallhonorar wissen?

Ob Sie ein Ausfallhonorar berechnen, regeln Sie in Ihrer Vereinbarung mit der Kundin oder dem Kunden, etwa in den AGB, im Aufnahmegespräch oder in der Terminbestätigung; was dafür rechtlich nötig ist, klären Sie mit einer Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe Sie eine ausgefallene Sitzung berechnen dürfen, hängt von Ihrer Vereinbarung mit der Klientin oder dem Klienten ab; was dafür rechtlich gilt, klären Sie mit einer Rechtsberatung, nicht mit uns.

Ein Ausfallhonorar setzt eine vorher getroffene Vereinbarung voraus, sonst ist es kaum durchsetzbar.
Berechnet wird üblicherweise ein vereinbarter Anteil der Sitzung, nicht automatisch der volle Betrag.
Auf der Rechnung wird das Ausfallhonorar als eigene, klar benannte Position ausgewiesen, nicht als reguläre Leistung.
Was rechtlich und steuerlich für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Im automatisierten Rechnungslauf lässt sich ein Ausfallhonorar wie jede andere Position freigeben und verschicken.

Darf ich ein Ausfallhonorar berechnen und wie hoch?

Ja, wenn Sie es vorher vereinbart haben. Die Höhe richtet sich nach dieser Vereinbarung, üblich ist ein Anteil der sonst fälligen Sitzung, zum Beispiel die Hälfte oder das volle Honorar ab einer bestimmten Frist vor dem Termin. Ohne vorherige Regel gibt es keine pauschale Antwort, die für alle Selbstständigen gilt.

Ein Beispiel für eine Staffel, wie Sie sie dem System als Regel nennen können: bei Absage am selben Tag die volle Sitzung, bei Absage einen Tag vorher die Hälfte, bei rechtzeitiger Absage nichts. Welche Staffel Sie vereinbaren, entscheiden Sie. Wichtig ist, dass diese Regel schriftlich festgehalten und der Kundin oder dem Kunden vor dem Termin bekannt war, nicht erst nach der Absage erfunden wird. Was rechtlich und steuerlich konkret für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie weise ich ein Ausfallhonorar korrekt auf der Rechnung aus?

Ein Ausfallhonorar gehört als eigene, klar benannte Position auf die Rechnung, etwa „Ausfallhonorar gemäß Vereinbarung vom [Datum]“, mit dem Datum des ausgefallenen Termins und dem vereinbarten Betrag. So bleibt für beide Seiten nachvollziehbar, wofür bezahlt wird, und die Rechnung lässt sich nicht mit einer regulären Sitzung verwechseln.

1Die Regel vorher schriftlich festhalten, etwa in den AGB oder der Terminbestätigung.
2Bei einer kurzfristigen Absage den vereinbarten Anteil notieren, nicht automatisch den vollen Sitzungspreis ansetzen.
3Die Position eindeutig als Ausfallhonorar benennen und das Datum des ausgefallenen Termins angeben.
4Die Rechnung wie gewohnt freigeben und verschicken. Im wöchentlichen Rechnungslauf läuft das im selben Chat wie jede andere Position.

Wie unterscheidet sich das Ausfallhonorar von der regulären Rechnung?

Eine reguläre Rechnung stellt eine erbrachte Leistung in Rechnung, ein Ausfallhonorar dagegen eine vereinbarte Entschädigung für eine nicht erbrachte, aber zugesagte Leistung. Beide folgen denselben Grundsätzen: fortlaufende Rechnungsnummer, klare Ausweisung, keine nachträgliche Löschung.

Situation	Was berechnet wird	Ausweis auf der Rechnung
Termin wahrgenommen	Vereinbartes volles Honorar	Reguläre Leistungsposition
Rechtzeitige Absage laut Vereinbarung	Nichts	Keine Rechnung nötig
Kurzfristige Absage laut Vereinbarung	Vereinbarter Anteil, z. B. die Hälfte	Eigene Position „Ausfallhonorar“
Keine vorherige Vereinbarung	Rechtlich unklar	Nicht ohne Klärung berechnen

Auch eine falsch berechnete Ausfallrechnung wird nicht gelöscht, sondern per Storno korrigiert, so wie jede ausgegebene Rechnung im System. Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern und diese Unveränderbarkeit sind GoBD Grundsätze, die auch für Ausfallhonorare gelten, mehr dazu im Ratgeber zu fortlaufenden Rechnungsnummern.

Lohnt sich eine Rechnungsautomatisierung nur wegen des Ausfallhonorars?

Nein, ein Ausfallhonorar allein ist selten der Grund für eine Automatisierung, es ist eine Position unter vielen im wöchentlichen Rechnungslauf. Wer nur gelegentlich eine Ausfallrechnung schreibt, kommt oft gut mit der eigenen Vorlage in Word, Excel oder Numbers zurecht, ohne Einrichtung und ohne laufende Kosten.

Eng wird es bei vielen Klientinnen und Klienten mit wiederkehrenden Terminen, wenn reguläre Sitzungen, Ausfallhonorare und Erinnerungen jede Woche von Hand sortiert werden müssen. Panthera Metamorphic richtet dafür die bestehende Kalender und Klientenliste so ein, dass der Rechnungsvorschlag jeden Montag automatisch entsteht. Die Einrichtung kostet in der Startphase, den ersten fünf Einrichtungen, einmalig 990 €, danach 1.990 €, optionale Betreuung 79 € im Monat, monatlich kündbar. Erprobt ist das seit Juni 2026 in einer Beratungspraxis, der Aufwand danach liegt bei etwa fünf Minuten pro Woche. Mehr dazu unter Preis.

Welche Fragen stellen sich Selbstständige noch zum Ausfallhonorar?

Muss ich ein Ausfallhonorar in den AGB erwähnen?: Halten Sie Ihre Regel schriftlich fest, zum Beispiel in den AGB oder der Terminbestätigung; dann kann das System sie eindeutig anwenden. Ob und wie Sie das konkret formulieren, klären Sie am besten mit fachkundiger Beratung.
Muss ich Umsatzsteuer auf ein Ausfallhonorar ausweisen?: Das hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab, etwa ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder die Kleinunternehmerregelung nutzen. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ich das Ausfallhonorar automatisch verschicken lassen?: Nein, die Freigabe jeder Rechnung bleibt bei Ihnen. Das System erstellt PDF und Mail Entwurf mit Anhang, Sie klicken selbst auf Senden.
Was passiert, wenn ich ein Ausfallhonorar falsch berechnet habe?: Die ausgegebene Rechnung wird nicht gelöscht, sondern per Storno korrigiert, das gilt für jede Rechnung im System.
Gibt es eine feste Frist, ab wann eine Absage als kurzfristig zählt?: Welche Frist gilt, ergibt sich aus Ihrer eigenen Vereinbarung; ob es darüber hinaus Vorgaben gibt, klären Sie mit einer Rechtsberatung. Das System wendet die Frist an, die Sie ihm nennen.