Ratgeber · Vergleich · 5 Min.
Einmalige Einrichtung oder Abo: Was kostet die Rechnungsautomatisierung über drei Jahre?
Von Tim Leonsteyn · 2. November 2026
Wer Rechnungen automatisieren will, steht oft vor der Frage: einmal zahlen oder monatlich? Dieser Ratgeber rechnet beides über 36 Monate gegeneinander, mit den echten Zahlen von Panthera Metamorphic und ohne erfundene Preise anderer Anbieter. Er sagt auch, wann sich die Einmalzahlung nicht lohnt. Weiterführend: Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System.
Was kostet eine Rechnungsautomatisierung über drei Jahre im Vergleich zu einem Abo?
Über drei Jahre kostet die Rechnungsautomatisierung einmalig 990 € in der Startphase (danach 1.990 €), dazu optional 79 € Betreuung im Monat, also höchstens 3.834 € beziehungsweise 4.834 € insgesamt. Alle Beträge zzgl. 19 % USt. Ein Rechnungsprogramm-Abo läuft in derselben Zeit mit seiner Monatsgebühr weiter, unabhängig davon, wie oft Sie es nutzen.
- Einrichtung einmalig 990 € in der Startphase (die ersten fünf Einrichtungen), danach 1.990 €, jeweils zzgl. 19 % USt.
- Betreuung optional 79 € pro Monat zzgl. 19 % USt., monatlich kündbar; im laufenden Betrieb fallen auch ohne Betreuung keine Gebühren an.
- Ein Abo ist Monatsgebühr mal 36; die Einmalzahlung gewinnt nur, wenn diese Summe höher ausfällt.
- Nach der Einrichtung brauchen die Rechnungen etwa fünf Minuten pro Woche, die Freigabe bleibt per Knopf bei Ihnen.
Wie rechnet sich die Einmalzahlung gegen ein Abo über 36 Monate?
Rechnen Sie die Einmalzahlung auf 36 Monate um: 990 € ergeben rund 27,50 € pro Monat, 1.990 € rund 55 €, jeweils ohne Betreuung. Mit Betreuung sind es rund 106,50 € beziehungsweise 134 € pro Monat. Alle Beträge zzgl. 19 % USt. Liegt die Monatsgebühr eines Abos darunter, ist das Abo über drei Jahre günstiger.
| Szenario | Rechnung | Summe über 36 Monate | Rechnerisch pro Monat |
|---|---|---|---|
| Startphase ohne Betreuung | 990 € einmalig | 990 € | rund 27,50 € |
| Startphase mit Betreuung | 990 € + 36 × 79 € | 3.834 € | rund 106,50 € |
| Regulärer Preis ohne Betreuung | 1.990 € einmalig | 1.990 € | rund 55 € |
| Regulärer Preis mit Betreuung | 1.990 € + 36 × 79 € | 4.834 € | rund 134 € |
| Rechnungsprogramm-Abo | Monatsgebühr × 36 | je nach Tarif | die Monatsgebühr |
Den Wert für das Abo setzen Sie selbst ein, aktuelle Preise nennt der jeweilige Anbieter. Vergleichen Sie dabei den Umfang: Ein Programm kann mehr abdecken als Rechnungen, etwa Buchhaltung. In der Startphase wird die Einrichtung erst nach der Abnahme bezahlt. Alle Posten finden Sie unter Preise im Detail.
Welche laufenden Kosten fallen nach der Einrichtung an?
Im laufenden Betrieb fallen in der Startphase keine Gebühren an, auch ohne Betreuung, denn Panthera stellt den KI-Zugang für den Chat und trägt die KI-Kosten. Die Betreuung für 79 € im Monat ist optional und monatlich kündbar. Alle Preise zzgl. 19 % USt.
0 €
laufende Gebühren im Betrieb in der Startphase, auch ohne Betreuung
Den kostenlosen KI-Zugang sollten Sie nicht als Dauerzustand planen. Panthera kann ihn mit drei Monaten Frist beenden. Dann wählen Sie Betreuung, einen eigenen Claude-Zugang oder den Betrieb ohne Chat. Nach der Startphase ist der KI-Zugang für den Chat Teil der Betreuung.
Es gibt kein Software-Abo und kein eigenes Datenformat. Bei einer Kündigung bleibt alles auf Ihrem Rechner nutzbar: Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen ohne KI und ohne Panthera weiter. Nur der Chat braucht einen KI-Zugang.
Wann ist ein Rechnungsprogramm oder eine Vorlage die bessere Wahl?
Eine Vorlage in Word, Excel oder Numbers genügt, wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, denn sie kostet nichts. Ein Rechnungsprogramm passt, wenn Sie ohnehin Buchhaltung darin führen. Die Automatisierung lohnt, wenn Termine im Kalender Ihre Rechnungen auslösen und Sie regelmäßig abrechnen.
| Option | Kosten/Modell | Was man bekommt | Passt wenn |
|---|---|---|---|
| Vorlage in Word, Excel oder Numbers | kostenlos | jede Rechnung von Hand | Sie nur wenige Rechnungen schreiben |
| Rechnungsprogramm (Lexware Office, sevDesk, easybill) | monatliches Abo | Programm mit Umzug der Daten und Einarbeitung | Sie ein Komplettpaket in einem Programm möchten |
| Steuerberatung schreibt die Rechnungen | teuer pro Rechnung | Rechnungen aus fremder Hand | Sie sich gar nicht darum kümmern wollen |
| Rechnungsautomatisierung | 990 € (danach 1.990 €) einmalig, Betreuung optional 79 € im Monat, jeweils zzgl. 19 % USt. | Kalender, Klientenliste und Apple Mail bleiben; Wochenvorschlag, PDF, Mail-Entwurf, Bankabgleich | Sie Privatzahler und einen Mac mit Apple-Chip haben |
Die Grenzen: Die Automatisierung ist keine Steuerberatung und macht keine Umsatzsteuervoranmeldung. Sie ist nicht vollautomatisch, denn Sie geben frei und klicken selbst auf Senden. Sie läuft nur auf dem Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer, macOS 13 oder neuer), erprobt ist die Bedienung durch eine Person. E-Rechnung und XRechnung gehören nicht zum Umfang. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Ob sich der Aufwand bei Ihrem Volumen lohnt, zeigt Ab wie vielen Rechnungen pro Monat lohnt sich Automatisierung.
Welche Fragen stellen Selbstständige noch zu den Kosten?
Zu den Kosten der Automatisierung gehören nur die einmalige Einrichtung und die optionale Betreuung für 79 € zzgl. 19 % USt. im Monat. Enthalten sind Erstgespräch, Einrichtung auf Ihre eigenen Dateien, Probelauf und Einweisung. Mehr dazu unter Preise im Detail und Häufige Fragen.
- Brauche ich ein eigenes Claude-Abo?
- Nein, ein eigenes Konto beim KI-Anbieter ist nicht nötig. Sie bekommen einen Aktivierungscode für den KI-Zugang. Wer schon ein Claude-Abo hat, kann es auf dem bisherigen Weg nutzen.
- Wann bezahle ich die Einrichtung?
- In der Startphase, also bei den ersten fünf Einrichtungen, erst nach der Abnahme. Vorher laufen ein bis zwei Wochen Probelauf neben Ihrer bisherigen Abrechnung.
- Was passiert, wenn der kostenlose KI-Zugang endet?
- Panthera kann ihn mit drei Monaten Frist beenden. Dann wählen Sie Betreuung, einen eigenen Claude-Zugang oder den Betrieb ohne Chat. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen auch ohne Chat weiter.
- Kommt Umsatzsteuer auf die Preise?
- Ja. Alle Preise gelten zzgl. 19 % Umsatzsteuer.
- Wie viel Zeit brauche ich nach der Einrichtung?
- Etwa fünf Minuten pro Woche für Vorschlag, Freigabe und die Zuordnung unklarer Zahlungen. Eine Einordnung finden Sie unter Wie viel Zeit kostet Rechnungsstellung wirklich.