Wie gleiche ich Zahlungseingänge automatisch mit meinen Rechnungen ab?

• Ein Programm liest per FinTS die Kontoumsätze nur lesend, es kann nie selbst überweisen oder etwas verändern.
• Zahlungen werden über Rechnungsnummer und Betrag automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet.
• Passt etwas nicht eindeutig, bleibt der Fall zur kurzen Bestätigung im Chat liegen, es wird nichts automatisch gebucht.
• Für offene Rechnungen entsteht automatisch ein Zahlungserinnerungs-Entwurf, den Sie selbst versenden.
• Der wöchentliche Aufwand liegt danach bei etwa fünf Minuten.

Sobald eine Rechnung verschickt ist, liest das System über FinTS die Kontobewegungen Ihres Mac Bankkontos, ausschließlich lesend, und gleicht Betrag und Rechnungsnummer mit den offenen Posten ab. Passt beides, gilt die Rechnung als bezahlt, ohne dass Sie etwas nachschlagen müssen. Bei Abweichungen bleibt der Fall zur Bestätigung liegen, statt still gebucht zu werden.

1. 1Die Rechnung wird verschickt, das Versanddatum wird automatisch erkannt.
2. 2FinTS liest die Kontoumsätze, nur lesend, kein Zugriff auf Überweisungsfunktionen.
3. 3Betrag und Rechnungsnummer werden mit den offenen Rechnungen verglichen.
4. 4Eindeutige Treffer werden als bezahlt markiert, ganz ohne Ihr Zutun.
5. 5Unsichere Fälle, etwa Teilzahlungen oder fehlende Referenz, legt das System zur kurzen Bestätigung vor.
6. 6Für weiterhin offene Rechnungen entsteht ein Zahlungserinnerungs-Entwurf als Vorschlag.

Wie der Rechnungsvorschlag am Montag überhaupt entsteht, aus Kalender und Klientenliste, ist im Rechnungslauf beschrieben, der Zahlungsabgleich setzt genau dort an.

Der Zugriff über FinTS ist bewusst auf lesend beschränkt, das System kann Kontoumsätze einsehen, aber keine Überweisung auslösen, keine Zahlung anstoßen und keine Kontodaten verändern. Lesen ja, überweisen nie, das ist die feste Grenze, die für dieses Werkzeug gilt.

An den Chat-Dienst selbst gehen dabei nur Nummern, Termine und Beträge, nie die Originaldateien. Wer möchte, lässt Klientinnen und Klienten zusätzlich pseudonymisieren, das Modell kennt dann nur Nummern, Namen liegen verschlüsselt auf dem eigenen Mac. Mehr dazu unter Datenschutz.

Wenn Betrag oder Verwendungszweck nicht klar zu einer offenen Rechnung passen, etwa bei Sammelüberweisungen, abweichenden Beträgen oder einem falsch abgetippten Verwendungszweck, markiert das System den Fall als unsicher. Es wird nichts automatisch verbucht, sondern Ihnen im Chat zur kurzen Bestätigung vorgelegt, mit Absicht, damit keine falsche Zuordnung stehen bleibt.

Falls sich später herausstellt, dass eine Rechnung fehlerhaft war, wird sie nie gelöscht, sondern per Storno korrigiert. Rechnungsnummern bleiben dabei fortlaufend und lückenlos, das sind GoBD-Grundsätze, die das System einhält. Was das im Einzelfall für Ihre Buchführung bedeutet, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Für ein bis zwei Rechnungen im Monat reicht oft ein Blick ins Online-Banking von Hand völlig aus, dafür braucht es keine Automatisierung. Wer wöchentlich mehrere Zahlungseingänge zuordnen muss und dafür regelmäßig Zeit verliert, für den lohnt sich der automatische Abgleich eher.

Kein Software-Abo im eigentlichen Sinn, kein eigenes Datenformat: bei Kündigung der optionalen Betreuung bleibt alles auf dem eigenen Rechner nutzbar, das System läuft auch ohne weiter.

Kann das System auch Teilzahlungen automatisch zuordnen?

Nein, nicht automatisch. Teilzahlungen und Zahlungen ohne klare Referenz legt das System zur kurzen Bestätigung vor; Sie ordnen sie im Chat mit einem Satz zu, und ab dann gilt die Zuordnung.

Braucht das System mein Online-Banking-Passwort?

Der Zugriff läuft über FinTS und ist ausschließlich lesend eingerichtet, eine Überweisung kann das System nie auslösen.

Kann das System selbst Geld überweisen?

Nein, lesend ja, überweisen nie, das ist die feste Grenze dieses Werkzeugs.

Funktioniert der Abgleich auch bei mehreren Bankkonten?

Das wird im Erstgespräch je nach Kontostruktur individuell eingerichtet, als Teil des begleiteten Einrichtungsprojekts.

Wie entstehen Zahlungserinnerungen?

Für weiterhin offene Rechnungen legt das System automatisch einen Erinnerungs-Entwurf an, verschickt wird er erst, wenn Sie selbst auf Senden klicken.

Gilt das auch für die Abrechnung mit Krankenkassen?

Nein, die Rechnungsautomatisierung ist für Selbstständige mit Privatzahlern gedacht, ausdrücklich nicht für Kassenabrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungsstellen.