Eigene Rechnungsvorlage behalten: Geht das auch automatisiert?

Nein, Sie müssen Ihre Rechnungsvorlage nicht wechseln. Bei einer Maßkonfektion bleibt Ihre eigene Word-Vorlage mit Logo und Layout erhalten, sofern sie bei der Einrichtung die Prüfung besteht. Das System füllt sie nur noch automatisch mit Terminen, Beträgen und Daten, statt dass Sie jede Rechnung von Hand tippen.

• Ihre eigene Word-Vorlage bleibt, wenn sie bei der Einrichtung die Prüfung besteht; sonst gibt es eine Standardvorlage aus Ihren Praxisdaten.
• Klientenliste (Numbers oder Excel), Apple-Kalender und Apple Mail bleiben, wo sie sind.
• Die Rechnung entsteht als PDF, Sie geben per Knopf frei und klicken selbst auf Senden.
• Nach der Einrichtung brauchen die Rechnungen etwa fünf Minuten pro Woche.
• Voraussetzung ist ein Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer.

Das System erzeugt die Rechnung als PDF aus einer Word-Vorlage und trägt Termine, Beträge, Empfänger und Rechnungsnummer ein. Entweder nutzt es Ihre eigene Word-Vorlage oder eine Standardvorlage aus Ihren Praxisdaten. Ihre Vorlage muss bei der Einrichtung eine Prüfung bestehen, eine Pages-Vorlage sichern Sie vorher als Word-Datei.

Einmal pro Woche, zum Beispiel montags, entsteht aus Kalender und Klientenliste ein Rechnungsvorschlag. Sie sehen ihn in der App, geben ihn per Knopf frei, und das System legt PDF und Mail-Entwurf mit Anhang bereit. Versendet wird nie automatisch, den Klick auf Senden machen Sie selbst. Den genauen Ablauf zeigt der Rechnungslauf, ein Beispiel einer Rechnung finden Sie auf der Seite.

Das Layout gehört Ihnen, die Zahlen kommen aus einem Programm. Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos, Beträge und Nummern rechnet ein Programm, nie das KI-Modell. Eine ausgegebene Rechnung wird nie gelöscht. Auf Wunsch trägt jede Rechnung einen GiroCode mit IBAN, Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck.

Der Kern aus Kalender, Rechnungsvorschlag, PDF und Mail-Entwurf sowie Bankabgleich läuft in einer Praxis seit Juni 2026, dort noch auf dem früheren Weg.

Bei der Maßkonfektion bleiben Ihre Dateien und Ihre Vorlage, wo sie sind, und die Automatisierung wird darauf zugeschnitten. Ein Rechnungsprogramm wie Lexware Office, sevDesk oder easybill ist dagegen ein monatliches Abo, in das Ihre Daten umziehen und in dem Sie sich einarbeiten. Beides ist legitim, es sind zwei verschiedene Wege.

Wie weit sich Vorlagen in einem Rechnungsprogramm anpassen lassen, unterscheidet sich je Anbieter und Tarif, das prüfen Sie direkt dort. Eine Anbindung der Maßkonfektion an ein vorhandenes Rechnungsprogramm gibt es auf Anfrage, sie ist in Vorbereitung und heute keine fertige Funktion. Mehr zum Vergleich steht im Ratgeber Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System.

Austauschen oder bei Word bleiben sollten Sie, wenn Ihre Vorlage die Prüfung nicht besteht, Sie keinen Mac mit Apple-Chip nutzen oder nur wenige Rechnungen schreiben. Dann ist die Standardvorlage, eine reine Word-Vorlage oder ein Rechnungsprogramm die ehrlichere Wahl als eine Automatisierung auf Ihre Vorlage.

• Windows wird nicht unterstützt, auch nicht gegen Aufpreis.
• Wenige Rechnungen im Monat: Eine Vorlage von Hand ist dann völlig in Ordnung. Eine Orientierung gibt der Ratgeber Ab wie vielen Rechnungen pro Monat lohnt sich Automatisierung.
• Firmenkunden mit eigener B2B-Logik, E-Rechnung oder XRechnung gehören nicht zum Umfang; Zielgruppe sind Selbstständige mit Privatzahlern.
• Getrennte Abrechnung mehrerer Behandler in einer Praxis ist nicht vorgesehen, erprobt ist die Bedienung durch eine Person.
• Kassenabrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungsstellen ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Zu E-Rechnungspflicht oder Kleinunternehmerregelung gibt Panthera keine Rechts- oder Steuerberatung, eine allgemeine Einordnung finden Sie im Ratgeber E-Rechnung für Selbstständige mit Privatzahlern. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Einrichtung kostet einmalig 990 € in der Startphase (die ersten fünf Einrichtungen), danach 1.990 €. In der Startphase zahlen Sie erst nach der Abnahme. Enthalten sind Erstgespräch, Einrichtung auf Ihre eigenen Dateien, Probelauf und Einweisung. Die Betreuung ist optional und kostet 79 € pro Monat, monatlich kündbar.

Alle Preise zzgl. 19 % USt. Für den laufenden Betrieb fallen in der Startphase keine Gebühren an, auch ohne Betreuung, denn Panthera trägt die KI-Kosten für den optionalen Chat. Dieser KI-Zugang ist nicht für immer zugesagt: Panthera kann ihn mit drei Monaten Frist beenden, dann wählen Sie Betreuung, einen eigenen Claude-Zugang oder den Betrieb ohne Chat. Es gibt kein Software-Abo und kein eigenes Datenformat. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen ohne KI weiter. Alle Preise im Überblick: Preis.

Die Einrichtung ist ein Download mit begleitetem Videocall, danach läuft das System ein bis zwei Wochen probeweise neben Ihrer bisherigen Abrechnung. Jede Abweichung wird geklärt, dann folgen Abnahme und eine Einweisung von rund einer Stunde.

Die meisten Anschlussfragen drehen sich um Pages, Unterschrift, GiroCode, Kündigung und die Frage, ob später ein Rechnungsprogramm möglich bleibt. Die Antworten darunter sind bewusst kurz gehalten; Ablauf, Preise und weitere Details finden Sie gebündelt in den häufigen Fragen auf der Seite.

Kann ich eine Vorlage aus Pages behalten?

Ja, aber nicht direkt. Sichern Sie die Pages-Vorlage vorher als Word-Datei, denn die Rechnungen entstehen aus einer Word-Vorlage. Ob sie die Prüfung besteht, zeigt sich bei der Einrichtung.

Was passiert, wenn meine Vorlage die Prüfung nicht besteht?

Dann nutzen Sie die Standardvorlage aus Ihren Praxisdaten, auf Wunsch mit Unterschrift. Die Automatisierung läuft damit genauso, nur das Layout ist ein anderes.

Bleibt alles nutzbar, wenn ich kündige?

Ja. Es gibt kein Software-Abo und kein eigenes Datenformat, alles bleibt auf Ihrem Rechner nutzbar. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen ohne KI und ohne Panthera weiter, nur der Chat braucht einen KI-Zugang.

Kann ich später ein Rechnungsprogramm wie sevDesk oder Lexware Office dazunehmen?

Eine Anbindung an ein vorhandenes Rechnungsprogramm gibt es auf Anfrage, sie ist in Vorbereitung und heute keine fertige Funktion. Fragen Sie dazu im Erstgespräch nach.

Wird die Rechnung automatisch verschickt?

Nein. Das System schreibt PDF und Mail-Entwurf mit Anhang, Sie geben per Knopf frei und klicken selbst auf Senden. Die Freigabe bleibt mit Absicht bei Ihnen.