GiroCode auf Rechnungen: Lohnt sich der QR-Code für Selbstständige?

Ein GiroCode ist ein QR-Code auf der Rechnung, der Zahlungsdaten im EPC-Standard enthält. Kundinnen und Kunden scannen ihn mit der Banking-App, und Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer sind schon ausgefüllt. Für Selbstständige mit Privatzahlern lohnt er sich meist, weil er Tippfehler und falsche Verwendungszwecke vermeidet und den Aufwand beim Bezahlen senkt.

• Ein GiroCode ist ein EPC-QR-Code, den man mit der Banking-App scannt.
• Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden automatisch übernommen.
• Der größte Nutzen liegt bei der Zahlungszuordnung, weniger bei der Optik.
• Der Code ist optional, und eine Rechnung kann auch ohne ihn bezahlt werden.
• Wer wenige Rechnungen schreibt, kommt mit einer einfachen Vorlage oft gut aus.

Der GiroCode ersetzt das Abtippen der Bankdaten durch einen Scan. Die Kundin öffnet die Banking-App, wählt die Funktion zum Scannen eines QR-Codes, hält die Kamera auf den Code und sieht eine fertig ausgefüllte Überweisung, die sie nur noch bestätigt. Die TAN-Freigabe bleibt bei ihr und der Bank.

1. 1Die Kundin erhält die Rechnung als PDF per Mail oder ausgedruckt auf Papier.
2. 2In der Banking-App wählt sie die Funktion zum Scannen eines QR-Codes oder GiroCodes.
3. 3Sie hält die Kamera auf den Code, die App füllt die Überweisung aus.
4. 4Sie prüft die Angaben und gibt die Zahlung bei ihrer Bank frei.

Eine Einschränkung gehört dazu: Wer die Rechnung auf demselben Handy öffnet, mit dem er bezahlen will, kann den eigenen Bildschirm nicht gut scannen. Dann hilft ein Ausdruck oder ein zweites Gerät, sonst bleibt nur das Abtippen. Ob und wie die Scanfunktion in einer bestimmten Banking-App heißt, unterscheidet sich je nach Bank.

Der größte Nutzen liegt bei der Zahlungszuordnung: Weil Rechnungsnummer und Betrag vorausgefüllt sind, passen Zahlungseingänge eher eindeutig zur Rechnung. Das spart Ihnen Nachfragen und manuelles Zuordnen. Zwingend ist das nicht, denn Kundinnen können Verwendungszweck und Betrag weiterhin ändern, bevor sie die Überweisung bestätigen.

Bei Panthera Metamorphic greift das mit dem Bankabgleich ineinander. Der Abgleich über FinTS läuft nachts und nur lesend, eindeutige Zahlungseingänge werden als bezahlt eingetragen. Unklare Zahlungen ordnen Sie in der App per Knopf selbst zu. Je sauberer der Verwendungszweck, desto weniger bleibt für diesen Knopf übrig. Mehr dazu in Zahlungsabgleich mit der Bank per FinTS.

Der GiroCode lohnt sich kaum, wenn Ihre Kundschaft ohnehin per Dauerauftrag oder Lastschrift zahlt, wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben oder wenn Sie für Firmenkunden E-Rechnungen brauchen. Dann löst er ein anderes Problem als das, das Sie haben. Eine einfache Vorlage reicht in kleinen Verhältnissen oft völlig aus.

Ob ein bestimmtes Rechnungsprogramm einen GiroCode erzeugt, prüfen Sie am besten dort. Eine Gegenüberstellung finden Sie in Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System. Zu Formfragen bei Rechnungen gilt: „Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.“

Mit Panthera Metamorphic tragen Ihre Rechnungen auf Wunsch einen GiroCode, ohne dass Sie ihn selbst erzeugen. Empfänger, IBAN, Betrag und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Der Code ist optional und Teil der PDF-Rechnung, die aus einer Word-Vorlage entsteht und die Sie selbst per Mail-Entwurf versenden.

• Jede Woche entsteht aus Kalender und Klientenliste ein Rechnungsvorschlag, den Sie per Knopf freigeben. Versendet wird nie automatisch, den Klick auf Senden machen Sie.
• Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos, eine ausgegebene Rechnung wird nie gelöscht.
• Voraussetzung ist ein Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer, kein Windows.
• Alle Preise zzgl. 19 % USt. Die Einrichtung wird in der Startphase erst nach der Abnahme bezahlt.

Wie der Aufbau einer Rechnung aussieht, sehen Sie unter Rechnungsgestaltung ansehen, den Ablauf unter Mehr zum Rechnungslauf. Ehrlich gesagt: Nur wegen des QR-Codes lohnt sich die Einrichtung nicht. Sie lohnt sich, wenn Sie ohnehin regelmäßig Rechnungen aus Terminen schreiben und die Zeit dafür senken wollen.

Die häufigsten Fragen betreffen Pflicht, Sicherheit, Papier und Kosten: Der GiroCode ist ein freiwilliger Zahlungskomfort, den Sie einsetzen oder weglassen können. Er enthält nur Zahlungsdaten, die ohnehin auf der Rechnung stehen. Was für Ihre Rechnungen formal gelten muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Ist ein GiroCode auf der Rechnung Pflicht?

Panthera gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Produkt ist der GiroCode ein Wunsch, den Sie an- oder abschalten können. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Funktioniert der GiroCode auch auf ausgedruckten Rechnungen?

Ja, ein QR-Code lässt sich vom Papier genauso scannen wie vom Bildschirm. Nur das Scannen vom selben Gerät, auf dem man bezahlt, ist unpraktisch.

Ist ein GiroCode sicher?

Er enthält Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck, also Angaben, die ohnehin auf der Rechnung stehen. Die Freigabe der Zahlung mit TAN erfolgt bei der Bank der Kundin.

Fallen für den GiroCode laufende Kosten an?

Bei Panthera ist er Teil der Rechnung und kostet nicht extra. Es gelten die Einrichtungskosten von 990 € in der Startphase, danach 1.990 €. Die Betreuung für 79 € pro Monat ist optional und monatlich kündbar. Alle Preise zzgl. 19 % USt.

Hilft der GiroCode bei überfälligen Rechnungen?

Er erleichtert das Bezahlen und kann so Verzögerungen durch Tippfehler vermeiden. Überfällige Rechnungen erkennt und meldet die App, die Erinnerung schreiben Sie selbst.