Wie werden Gruppentermine oder Kurse mit mehreren Teilnehmern automatisiert abgerechnet?

• Eine Abrechnungsgruppe ist immer genau ein Haushalt, mehrere Personen eines Haushalts können auf einer gemeinsamen Rechnung stehen.
• Mehrere Teilnehmer eines Gruppentermins automatisch in mehrere Einzelrechnungen aufzulösen ist keine Funktion.
• Ein Termin, der zu mehreren Haushalten passen könnte, wird zur Rückfrage und in der App zugeordnet, statt geraten.
• Wie ein Kurs- oder Gruppenbetrieb abgerechnet wird, legt das Erstgespräch fest.
• Die Freigabe per Knopf bleibt bei Ihnen, PDF und Mail-Entwurf entstehen automatisch, gesendet wird von Ihnen.

Automatisch in mehrere Einzelrechnungen aufgelöst wird ein Gruppentermin mit mehreren Teilnehmern nicht, denn das ist keine Funktion; eine Abrechnungsgruppe ist immer genau ein Haushalt, und ein Termin, der zu mehreren Haushalten passen könnte, wird zur Rückfrage, die Sie in der App zuordnen, statt dass das System rät.

Der Rechnungsvorschlag aus dem Kalender entsteht einmal pro Woche aus Kalender und Klientenliste. Dort sehen Sie, welche Termine, welche Beträge und wer noch wartet. Beträge und Rechnungsnummern rechnet ein Programm, nie das KI-Modell, und die Nummern bleiben fortlaufend und lückenlos. Wie Ihr Kurs- oder Gruppenbetrieb im Einzelnen abgerechnet wird, legen Sie im Erstgespräch fest.

1. 1Gruppentermin im Kalender wie gewohnt anlegen, mit Datum und Uhrzeit.
2. 2Prüfen, ob die Teilnehmenden zu einem Haushalt gehören, etwa ein Paar oder eine Familie. Dann steht eine gemeinsame Rechnung im Raum.
3. 3Gehören sie zu verschiedenen Haushalten, schildern Sie im Erstgespräch, wie Ihr Kurs abgerechnet werden soll, und legen die Vorgehensweise dort fest.
4. 4Im wöchentlichen Rechnungsvorschlag erscheint ein Termin, der zu mehreren Haushalten passen könnte, als Rückfrage, und Sie ordnen ihn in der App zu.
5. 5Den Vorschlag geben Sie per Knopf frei, PDF und Mail-Entwurf mit Anhang entstehen automatisch.
6. 6Auf Senden klicken Sie selbst, das System versendet nie selbst.

Tragen Sie die Namen so in den Kalendereintrag ein, wie sie in Numbers oder Excel in Ihrer Klientenliste stehen, denn die Zuordnung ergibt sich aus der Klientenliste oder wird einmal als Regel festgelegt, bei der Einrichtung oder im Chat; bei mehrdeutigen Namen fragt das System nach, statt zu raten.

Diese saubere Schreibweise lohnt sich grundsätzlich, nicht nur für Gruppentermine. Wie Sie eine Klientenliste aufbauen, die zu Kalender und Rechnungsvorschlag passt, lesen Sie im Ratgeber Klientenliste richtig aufbauen.

Steht ein Name nicht in der Klientenliste oder ist er nicht eindeutig, fragt das System nach, statt zu raten, und Sie ordnen den Termin in der App zu; ergänzen Sie die Person in der Klientenliste oder legen Sie die Zuordnung einmal als Regel fest, gilt sie ab dann.

Dieses Nachfragen statt Raten ist Absicht. Eine ausgegebene Rechnung wird im System nie gelöscht, deshalb soll eine falsche Zuordnung erst gar nicht entstehen. Eine noch nicht verschickte Rechnung lässt sich dagegen im Chat vollständig zurücknehmen.

Erprobt ist die Abrechnung von Paaren und Familien als ein Haushalt auf einer gemeinsamen Rechnung, auch mit getrennten Adressen und mit abweichendem Empfänger, etwa dem Vater; für Gruppentermine und Kurse mit mehreren Haushalten gibt es dagegen keinen fertigen Standardfall, die Abrechnung legt das Erstgespräch fest.

Mehrere Termine einer Person auf einer Rechnung zu bündeln ist dagegen der Normalfall. Das steuern Sie selbst über den Abrechnungsrhythmus, zum Beispiel monatlich oder ab einer bestimmten Zahl von Sitzungen. Die Einrichtung kostet in der Startphase einmalig 990 € zzgl. 19 % USt., bezahlt erst nach der Abnahme, danach brauchen Sie rund fünf Minuten pro Woche für Prüfen und Freigeben. Mehr zu den Preisen finden Sie unter Preis. Zum Erstgespräch gehört auch die Frage, ob Ihr Kursbetrieb zur Automatisierung passt. Nicht zum Umfang gehört die getrennte Abrechnung mehrerer Behandler in einer Praxis.

Wie Paare und Familien konkret auf einer Rechnung zusammengeführt werden, zeigt der Ratgeber Paare gemeinsam abrechnen.

Kann ich einen Gruppentermin automatisch in Einzelrechnungen für jeden Teilnehmer aufteilen lassen?

Nein, mehrere Teilnehmer eines Gruppentermins automatisch in mehrere Einzelrechnungen aufzulösen ist keine Funktion. Wie ein Kurs- oder Gruppenbetrieb abgerechnet wird, legt das Erstgespräch fest.

Kann die Rechnung an eine andere Person gehen, etwa an ein Elternteil?

Ja, das ist für Personen erprobt, zum Beispiel Eltern für ein Kind, und lässt sich aus der Klientenliste ableiten oder einmal als Regel festlegen, bei der Einrichtung oder im Chat. Siehe Paare gemeinsam abrechnen.

Können mehrere Termine einer Person auf einer Rechnung stehen?

Ja, das ist der Normalfall. Sie legen den Abrechnungsrhythmus selbst als Alltagsregel fest, etwa monatlich, ab einer bestimmten Zahl von Sitzungen oder nicht vor einem Datum.

Funktioniert das auch mit einem Google-Kalender für Kurse?

Standardmäßig arbeitet die Automatisierung mit dem Apple-Kalender, ein Google-Kalender ist nur nach Absprache im Erstgespräch und gegen Aufpreis möglich.

Ersetzt das eine steuerliche Prüfung meiner Kursabrechnung?

Nein, Panthera gibt keine Steuerberatung. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.