Wie baue ich meine Klientenliste auf, damit Rechnungen automatisch stimmen?

• Name und Rechnungsanschrift stehen in eigenen Spalten, getrennt vom Namen im Kalendertermin.
• Der vereinbarte Preis pro Termin oder Paket steht fest in der Liste, nicht nur im Kopf.
• Eine Spalte für den Zahlungsrhythmus steuert, wann am Montag eine Rechnung vorgeschlagen wird.
• Ein Feld für Besonderheiten wie Rabatte oder abweichende Rechnungsempfänger verhindert falsche Beträge.
• Numbers oder Excel bleiben das Programm, es kommen nur Spalten hinzu, kein Wechsel nötig.

Nötig sind mindestens fünf Spalten: Name, Rechnungsanschrift, vereinbarter Preis pro Termin oder Paket, Zahlungsrhythmus und ein Feld für Besonderheiten wie Rabatte oder abweichende Empfänger. Diese fünf Angaben reichen, damit aus Kalender und Liste jeden Montag ein korrekter Rechnungsvorschlag entsteht.

1. 1Bestehende Liste öffnen, egal ob Numbers oder Excel, keine neue Tabelle anlegen.
2. 2Pro fehlender Information eine Spalte anfügen, nicht ersetzen.
3. 3Rechnungsanschrift einmal pro Person eintragen, auch wenn sie von der Kalenderadresse abweicht.
4. 4Preis und Zahlungsrhythmus für jede Person festlegen, auch bei Paketen.
5. 5Besonderheiten in Stichworten notieren, das Freigabegespräch im Chat klärt den Rest.

Wer Numbers gegenüber Excel bevorzugt, muss dafür nichts ändern, beide bleiben gleichwertig nutzbar. Details dazu im Ratgeber Numbers oder Excel als Klientenliste behalten.

Mehrere Personen lassen sich als ein Haushalt führen und auf einer Rechnung abrechnen, auch wenn der Empfänger eine andere Person ist als die im Termin, etwa wenn die Rechnung an den Vater statt an das Kind geht. Die Zuordnung steht einmal in der Liste oder wird als Regel im Chat festgelegt.

Bei einem Paar stehen beide Namen im Adressfeld, auch getrennte Adressen sind erprobt. Ist ein Name mehrdeutig, etwa bei gleichem Nachnamen in der Familie, fragt das System nach, statt zu raten, das gehört zur normalen Einrichtung. Ausführlich dazu: Paare gemeinsam abrechnen.

Nein. Numbers oder Excel bleiben, ebenso der Apple-Kalender und die eigene Rechnungsvorlage, die Einrichtung ist Maßkonfektion auf das bestehende System und kein neues Programm. Die Liste bekommt lediglich die fehlenden Spalten dazu.

Für wen ein fertiges Rechnungsprogramm trotzdem passender ist, zum Beispiel bei mehreren Behandlern in einer Praxis oder bei Windows statt Mac, ordnet der Ratgeber Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System ehrlich ein. Wer lieber bei Papier und eigener Vorlage bleibt, verliert dadurch nichts an Rechtmäßigkeit, nur mehr Zeit pro Rechnung. Nach der Einrichtung liegt der Aufwand bei rund fünf Minuten pro Woche, Betreuung ist mit 79 € zzgl. 19 % USt. im Monat optional und monatlich kündbar.

Die häufigsten Fehler sind eine fehlende Rechnungsanschrift, ein Preis, der nur im Kopf steht statt in der Liste, ein fehlender Zahlungsrhythmus und uneindeutige Namen ohne Zuordnungsregel. Jeder dieser Punkte führt dazu, dass der Rechnungsvorschlag am Montag lückenhaft oder falsch ausfällt.

Ist eine Rechnung trotzdem fehlerhaft verschickt, wird sie nie gelöscht, sondern per Storno korrigiert, Rechnungsnummern bleiben dabei fortlaufend und lückenlos. Das System ist seit Juni 2026 in einer Beratungspraxis erprobt. Mehr zu diesen Grundsätzen in Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken und Rechnung zurücknehmen oder stornieren. Zu E-Rechnung, GoBD oder Kleinunternehmerregelung geben wir nur eine allgemeine Einordnung, was für Sie konkret gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, dazu auch GoBD bei automatisch erstellten Rechnungen.

Muss ich für jede Person eine eigene Zeile anlegen, auch bei Paaren?

Ja, auch wenn beide Personen auf einer Rechnung stehen, braucht jede Person eine eigene Zeile, damit die Zuordnung zum Kalendertermin eindeutig bleibt.

Was passiert, wenn ein Name in der Liste mehrdeutig ist?

Das System fragt im Chat nach, statt zu raten, Sie legen die Zuordnungsregel einmal fest und sie gilt ab dann.

Kann ich Rabatte individuell hinterlegen?

Ja, im Feld für Besonderheiten, etwa als Prozentsatz oder fester Abzug je Person.

Brauche ich für den GiroCode zusätzliche Spalten in der Klientenliste?

Nein, IBAN und Empfänger kommen aus Ihrer Rechnungsvorlage, die Liste liefert nur Name, Anschrift, Betrag und Zahlungsrhythmus.

Gilt die Pseudonymisierung auch für meine Klientenliste?

Optional ja, dann kennt das Modell Klientinnen und Klienten nur als Nummern, die Namen liegen verschlüsselt auf dem Mac.

Funktioniert das auch für Kassenabrechnung?

Nein, das System ist für Privatzahler gedacht, Kassenabrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungsstellen ist ausdrücklich nicht erprobt.