Was passiert mit der Rechnung, wenn ein Termin vorher verschoben wird?

Wenn Sie einen Termin im Kalender verschieben, bevor der wöchentliche Rechnungslauf stattfindet, erscheint er im Rechnungsvorschlag einfach zum neuen Zeitpunkt, wird derselben Person und denselben Konditionen zugeordnet, und es muss nichts korrigiert werden, weil noch gar keine Rechnung existiert, während ein abgesagter, gelöschter Termin gar nicht erst auftaucht.

• Verschiebung vor dem Rechnungslauf: Der Termin erscheint zum neuen Zeitpunkt, eine Korrektur ist nicht nötig.
• Absage im Kalender: Der Termin taucht im Rechnungsvorschlag aus dem Kalender nicht auf.
• Nach der Freigabe, vor dem Senden: Die noch nicht verschickte Rechnung lässt sich im Chat vollständig zurücknehmen.
• Nach dem Versand: Eine Stornorechnung korrigiert, dabei hilft Panthera, die App erstellt sie nicht.

Ein Termin, der vor dem Rechnungslauf verschoben wird, ist nur eine Änderung im Kalender und verlangt keine Korrektur, während eine Stornorechnung erst nötig wird, wenn eine Rechnung bereits verschickt wurde und inhaltlich nicht mehr stimmt, denn verschickte Rechnungen werden korrigiert und nicht gelöscht.

Der Grund ist einfach: Einmal pro Woche, zum Beispiel montags, entsteht aus Kalender und Klientenliste ein Vorschlag mit den Terminen, den Beträgen und der Frage, wer noch wartet. Er bildet den Kalenderstand zum Zeitpunkt des Laufs ab. Was Sie vorher im Apple-Kalender ändern, steckt damit schon im Vorschlag.

Rutscht ein Termin in einen anderen Abrechnungszeitraum, etwa in den nächsten Monat, richtet sich das nach Ihrem Abrechnungsrhythmus (monatlich, ab einer bestimmten Zahl an Sitzungen, nicht vor einem Datum). Mehrere Termine auf einer Rechnung sind dabei der Normalfall. Den Rhythmus legen Sie selbst als Alltagsregel fest, im Chat oder in der App, mit Vorschau vor dem Übernehmen.

Ein im Kalender entfernter, abgesagter Termin erscheint nicht im Rechnungsvorschlag, ob Sie eine kurzfristige Absage trotzdem berechnen, ist dagegen Ihre Entscheidung und eine Frage der Vereinbarung mit Ihrer Klientin oder Ihrem Klienten, nicht der Software, und sie sollte vorher klar vereinbart sein.

Wenn Sie in einem Einzelfall anders verfahren wollen, ändern Sie die Ausnahme selbst, im Chat oder in der App. Vor dem Übernehmen sehen Sie eine Vorschau, und eine Änderung lässt sich zurücknehmen. Beträge und Rechnungsnummern rechnet dabei ein Programm, nie das KI-Modell.

Zur Gestaltung finden Sie mehr im Ratgeber Ausfallhonorar richtig berechnen. Was rechtlich für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Ändert sich ein Termin, nachdem der Rechnungsvorschlag erschienen ist, aber bevor Sie auf Senden geklickt haben, ist noch nichts verschickt: Vor der Freigabe stellen Sie den Termin per Aufschub oder Ausnahme zurück, nach der Freigabe nehmen Sie die Rechnung im Chat vollständig zurück.

Der Ablauf ist bewusst nicht vollautomatisch. Eine Mitteilung auf dem Mac führt in die App, dort sehen Sie den Vorschlag mit den Namen (nur auf Ihrem Mac) und geben per Knopf frei. Danach entstehen PDF und Mail-Entwurf mit Anhang. Auf Senden klicken Sie selbst, das System versendet nie selbst.

Eine ausgegebene Rechnung wird nie gelöscht. Wer eine noch nicht verschickte Rechnung zurücknimmt, sorgt dafür, dass sie nicht verschickt wird. Einmal verschickt, hilft nur die Stornorechnung. Die Unterschiede beschreibt der Ratgeber Rechnung zurücknehmen oder stornieren.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, ist eine Word-, Excel- oder Numbers-Vorlage völlig legitim und kostenlos, die Rechnungsautomatisierung lohnt sich vor allem dann, wenn Termine sich häufig ändern und Sie jede Woche Zeit mit dem Abgleich von Kalender, Liste und Zahlungen verbringen.

Voraussetzung ist ein Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer, Windows ist ausgeschlossen. Alle Preise zzgl. 19 % USt. In der Startphase wird die Einrichtung erst nach der Abnahme bezahlt. Einen Vergleich finden Sie im Ratgeber Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System. Wer lieber eine eigene Rechnungsvorlage behalten möchte, kann sie nutzen, wenn sie bei der Einrichtung die Prüfung besteht.

Die häufigsten Anschlussfragen betreffen den Zeitpunkt der Änderung: Vor dem Rechnungslauf genügt die Kalenderänderung, nach der Freigabe nehmen Sie die noch nicht verschickte Rechnung zurück, und nach dem Versand korrigiert eine Stornorechnung, bei der Panthera hilft, weil die App sie nicht erstellt.

Muss ich eine Rechnung ändern, wenn ich einen Termin vor dem Rechnungslauf verschiebe?

Nein. Es gibt noch keine Rechnung, der Termin erscheint im Vorschlag zum neuen Zeitpunkt. Sie ändern nur den Kalendereintrag.

Kann das System eine Rechnung von selbst verschicken, wenn ich vergesse, etwas anzupassen?

Nein. Die Freigabe per Knopf und das Senden der Mail bleiben bei Ihnen, mit Absicht. Das System versendet nie selbst.

Wie korrigiere ich eine schon verschickte Rechnung, wenn der Termin danach doch ausfällt?

Mit einer Stornorechnung, nicht durch Löschen. Die erstellt nicht die App, dabei hilft Panthera. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Funktioniert das auch ohne den KI-Chat?

Ja. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen auch ganz ohne Chat. Der Chat ist optional, etwa für Aufschübe, Ausnahmen oder die Frage, was noch offen ist.