Was ändert sich, wenn ich statt an Privatkunden an ein Unternehmen abrechne?

• Bei Firmenkunden tritt der vollständige Firmenname mit Rechtsform an die Stelle der privaten Anschrift.
• Eine eigene B2B-Abrechnungslogik, etwa eine firmenspezifische Referenz oder Kostenstelle, gehört nicht zum heutigen Funktionsumfang, vorgesehen ist lediglich eine Preisstufe als Merkmal eines Haushalts.
• Erprobt ist die abweichende Empfängerzuordnung bei Personen, etwa wenn ein Elternteil für ein Kind zahlt, auf Firmen mit Rechtsform lässt sich das nicht übertragen.
• Fragen zu Vorsteuer, E-Rechnungspflicht oder Umsatzsteuer klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, nicht mit der Rechnungssoftware.
• Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern gelten unabhängig vom Empfängertyp, das ist ein GoBD-Grundsatz, den das System einhält.

Der Hauptunterschied liegt im Empfängerfeld: Statt Name und Privatadresse einer Person stehen bei einer Firma der vollständige Firmenname und häufig eine Rechtsform wie GmbH oder UG, manchmal ergänzt um eine Referenz, die die Firma selbst verlangt, während die Rechnungsautomatisierung selbst für Selbstständige mit Privatzahlern gebaut ist und keine eigene B2B-Abrechnungslogik für Firmenkunden mit Rechtsform enthält. Vorgesehen ist lediglich eine Preisstufe für Firmenkunden als Merkmal eines Haushalts.

Erprobt ist, dass eine Rechnung an eine andere Person gehen kann als die, die im Termin war, etwa wenn ein Elternteil für ein Kind zahlt oder wenn zwei Personen gemeinsam auf einer Rechnung stehen. Diese Logik ist für Personen erprobt, nicht für Firmen mit Rechtsform, eine eigene B2B-Abrechnungslogik lässt sich daraus nicht ableiten. Mehr zur Empfängerzuordnung bei mehreren Personen im Ratgeber Paare gemeinsam abrechnen.

E-Rechnung und XRechnung für B2B-Pflichten gehören ausdrücklich nicht zum Umfang der Rechnungsautomatisierung. Wenn Ihre Firmenkunden regelmäßig solche Formate oder eine eigene B2B-Abrechnungslogik verlangen, ist ein Rechnungsprogramm oft die passendere Wahl, auch wenn das ein monatliches Abo, einen Umzug der Daten und etwas Einarbeitung bedeutet. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System.

Wenn Sie einen GiroCode auf der Rechnung nutzen, trägt er weiterhin IBAN, Betrag und Rechnungsnummer vorausgefüllt, das gilt unabhängig davon, ob der Empfänger eine Privatperson oder ein Unternehmen ist.

Die Einrichtung selbst kostet einmalig 990 Euro in der Startphase (die ersten fünf Einrichtungen), danach 1.990 Euro, siehe Preis.

Die wichtigsten Unterschiede betreffen das Empfängerfeld und manchmal eine Zusatzangabe, die die Firma selbst vorgibt, etwa eine Referenz oder interne Nummer; Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Betrag folgen weiterhin derselben fortlaufenden Logik wie bisher.

Firmenkunden lassen sich heute nur eingeschränkt einrichten: Sie können für einen Haushalt in der bestehenden Klientenliste eine Preisstufe für Firmenkunden hinterlegen, eine eigene B2B-Abrechnungslogik mit Referenz, Kostenstelle oder abweichenden Zahlungszielen für Firmen ist dagegen nicht gebaut und auch nicht Teil der normalen Einrichtung.

Erprobt ist, dass eine Rechnung an eine andere Person gehen kann als die, die im Termin war, etwa wenn ein Elternteil für ein Kind zahlt oder wenn zwei Personen gemeinsam auf einer Rechnung stehen; diese Zuordnung ergibt sich aus der Klientenliste oder wird einmal als Regel festgelegt. Diese Logik gilt für Personen, nicht für Firmen mit Rechtsform. Mehr dazu im Ratgeber Paare gemeinsam abrechnen.

Ob eine Preisstufe für Firmenkunden zu Ihrem Alltag passt, besprechen Sie am besten im Erstgespräch, das ist vorgesehen. Eine weitergehende B2B-Logik, etwa eigene Zahlungsziele oder Pflichtformate wie XRechnung, gehört dagegen nicht zum heutigen Umfang.

• Firmenname und Adresse wie gewohnt in der Klientenliste hinterlegen, dafür braucht es keine Sonderfunktion.
• Bei mehrdeutigen Fällen fragt das System nach, statt eine Zuordnung zu raten.
• Eine Preisstufe für Firmenkunden lässt sich als Merkmal eines Haushalts einrichten, eine darüberhinausgehende B2B-Logik dagegen nicht.
• Fragen zum eigenen Zuschnitt, etwa bei mehreren Firmenkunden, im Erstgespräch klären.

Wie Sie Ihre Klientenliste grundsätzlich aufbauen und pflegen, beschreibt unabhängig von Firmenkunden der Ratgeber Klientenliste richtig aufbauen.

Zu E-Rechnungspflicht, Vorsteuerabzug oder Umsatzsteuer bei Geschäftskunden macht dieser Ratgeber bewusst keine verbindliche Aussage, weil das von Rechtsform, Umsatz und Einzelfall abhängt; was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Eine allgemeine Einordnung zu E-Rechnung bei Privatzahlern finden Sie im Ratgeber E-Rechnung für Selbstständige mit Privatzahlern.

Unabhängig von Privat- oder Firmenkunde gelten dieselben Grundsätze: Rechnungsnummern bleiben fortlaufend und lückenlos, und eine einmal ausgegebene Rechnung wird nicht gelöscht, sondern bei einem Fehler storniert. Das sind GoBD-Grundsätze, die das System unabhängig vom Empfängertyp einhält, näher erklärt im Ratgeber GoBD bei automatisch erstellten Rechnungen.

Brauche ich für Firmenkunden eine andere Rechnungsvorlage?

Nein, Sie nutzen weiterhin Ihre eigene Vorlage. Firmenname und Adresse tragen Sie wie jeden anderen Empfänger in der Klientenliste ein, eine eigene B2B-Logik darüber hinaus ist nicht Teil des Angebots.

Kann ich Privat- und Firmenrechnungen mit derselben fortlaufenden Nummer führen?

Ja, die Nummerierung ist unabhängig vom Empfängertyp fortlaufend und lückenlos, eine getrennte Zählung ist nicht vorgesehen.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung an die falsche Firma oder Person geschickt habe?

Die ausgegebene Rechnung bleibt bestehen, korrigiert wird per Storno, nicht per Löschung, mehr dazu im Ratgeber Rechnung zurücknehmen oder stornieren.

Lohnt sich die Automatisierung auch, wenn ich nur gelegentlich an Firmen abrechne?

Das hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen Sie insgesamt schreiben; für Firmenkunden ist lediglich eine Preisstufe als Merkmal eines Haushalts vorgesehen, keine eigene B2B-Logik. Eine Einordnung finden Sie im Ratgeber Ab wie vielen Rechnungen pro Monat lohnt sich Automatisierung.

Funktioniert der GiroCode auch bei Firmenrechnungen?

Ja, er trägt weiterhin IBAN, Betrag und Rechnungsnummer vorausgefüllt, unabhängig davon, ob der Empfänger eine Privatperson oder ein Unternehmen ist.