Einrichtung der Rechnungsautomatisierung: Wie läuft sie ab?

Die Einrichtung läuft als begleitetes Projekt: Erstgespräch, Einrichtung auf Ihre eigenen Dateien wie Kalender, Klientenliste und Rechnungsvorlage, ein Probelauf von ein bis zwei Wochen neben Ihrer bisherigen Abrechnung und eine Einweisung in die wöchentliche Freigabe. Panthera begleitet die Einrichtung im Videocall. Es ist kein Download, den man allein installiert.

• Die Einrichtung ist ein begleitetes Projekt mit Erstgespräch, Einrichtung, Probelauf und Einweisung, kein Programm zum Selbstinstallieren.
• Klientenliste (Numbers oder Excel), Apple-Kalender und Apple Mail bleiben, es zieht nichts um.
• Voraussetzung ist ein Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer.
• Die Einrichtung kostet einmalig 990 € in der Startphase, danach 1.990 €; in der Startphase zahlen Sie erst nach der Abnahme. Beide Preise zzgl. 19 % USt.
• Nach der Einrichtung brauchen die Rechnungen etwa fünf Minuten pro Woche, die Freigabe geben Sie selbst per Knopf.

Die Einrichtung besteht aus sieben Schritten: Erstgespräch, Installation, Einrichtung auf Ihre Dateien im Videocall, Vorlagenprüfung, Probelauf, Abnahme mit Einweisung und danach der wöchentliche Betrieb in Ihrer Praxis. Die Reihenfolge sorgt dafür, dass Abweichungen auffallen, bevor das System Ihre bisherige Abrechnung ersetzt.

1. 1Erstgespräch: Sie besprechen Ihren Abrechnungsrhythmus und Sonderfälle wie Paare oder abweichende Empfänger. Auch ein Google-Kalender wird hier besprochen, er ist nur nach Absprache und gegen Aufpreis möglich.
2. 2Installation: Sie erhalten ein signiertes Installationsprogramm und einen Aktivierungscode für den KI-Zugang. Ein eigenes Konto beim KI-Anbieter brauchen Sie nicht.
3. 3Einrichtung auf Ihre Dateien: In der App verbinden Sie Kalender, Klientenliste und Apple Mail, hinterlegen den Bankabgleich (FinTS, nur lesend) und legen Ihre Alltagsregeln fest. Panthera begleitet das im Videocall, ohne Fernzugriff.
4. 4Vorlage prüfen: Rechnungen entstehen als PDF aus einer Word-Vorlage, entweder der Standardvorlage aus Ihren Praxisdaten (auf Wunsch mit Unterschrift) oder Ihrer eigenen, wenn sie die Prüfung besteht.
5. 5Probelauf: Das System läuft ein bis zwei Wochen neben Ihrer bisherigen Abrechnung her, jede Abweichung wird geklärt.
6. 6Abnahme und Einweisung: Sie nehmen das Ergebnis ab und bekommen eine Einweisung in der App, rund eine Stunde.
7. 7Wöchentlicher Betrieb: Eine Mitteilung führt Sie in die App, Sie prüfen den Vorschlag, geben per Knopf frei und klicken im Mail-Entwurf selbst auf Senden.

Sie brauchen einen Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer. Ihre Klientenliste in Numbers oder Excel, der Apple-Kalender und Apple Mail bleiben, wie sie sind, es zieht nichts um. Windows ist ausgeschlossen, auch gegen Aufpreis. Das System ist für Selbstständige in Deutschland gedacht.

• Eine Pages-Vorlage sichern Sie vorher als Word-Datei, damit sie für die Prüfung vorliegt. Mehr dazu in Eigene Rechnungsvorlage bei Automatisierung behalten.
• Eine saubere Klientenliste erleichtert den Start. Hinweise finden Sie unter Klientenliste richtig aufbauen für automatisierte Rechnungen.
• Klientenliste, Rechnungen und Beträge bleiben auf Ihrem Mac und werden nicht zu Panthera übertragen.

Einen Hinweis zur Bedienung: Erprobt ist die Bedienung durch eine Person. Eine getrennte Abrechnung mehrerer Behandler in einer Praxis gehört nicht zum Umfang.

Im Probelauf läuft das System ein bis zwei Wochen neben Ihrer bisherigen Abrechnung her, und jede Abweichung wird geklärt. Danach folgen Abnahme und eine Einweisung von rund einer Stunde. Im Alltag bleiben etwa fünf Minuten pro Woche für Vorschlag, Freigabe per Knopf und unklare Zahlungen.

Einmal pro Woche, zum Beispiel montags, entsteht aus Kalender und Klientenliste ein Rechnungsvorschlag: welche Termine, welche Beträge, wer noch wartet. Sie sehen ihn mit Namen, nur auf Ihrem Mac, und geben ihn frei. Das System schreibt PDF und Mail-Entwurf mit Anhang. Versendet wird nie automatisch, Sie klicken selbst auf Senden. Die Freigabe bleibt mit Absicht bei Ihnen. Wie das im Detail aussieht, steht in Rechnungen aus dem Kalender erstellen.

Danach erkennt das System das Versanddatum, und der Bankabgleich läuft nachts. Eindeutige Zahlungseingänge trägt er als bezahlt ein, unklare ordnen Sie in der App per Knopf zu. Überfällige Rechnungen werden gemeldet; die Erinnerung schreiben Sie selbst, Hilfe bietet Zahlungserinnerung freundlich formulieren.

Der Kern aus Kalender, Rechnungsvorschlag, PDF mit Mail-Entwurf und Bankabgleich ist in einer Praxis seit Juni 2026 im Einsatz, dort noch auf dem früheren Weg.

Die Einrichtung kostet einmalig 990 € in der Startphase (die ersten fünf Einrichtungen), danach 1.990 €. In der Startphase zahlen Sie erst nach der Abnahme. Enthalten sind Erstgespräch, Einrichtung, Probelauf und Einweisung. Die Betreuung ist optional und kostet 79 € pro Monat, monatlich kündbar.

Alle Preise zzgl. 19 % USt. Für den laufenden Betrieb fallen in der Startphase keine Gebühren an, auch ohne Betreuung, da Panthera den KI-Zugang für den Chat trägt. Panthera kann diesen Zugang mit drei Monaten Frist beenden, dann wählen Sie Betreuung, einen eigenen Claude-Zugang oder den Betrieb ohne Chat. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich laufen auch ohne Chat weiter. Preise ansehen

Ehrlich gesagt: Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, ist mit einer Vorlage gut bedient. Wer ohnehin ein Rechnungsprogramm nutzt und zufrieden ist, braucht keinen Wechsel. Eine Anbindung an solche Programme ist eine Anfrage, in Vorbereitung und heute keine fertige Funktion. Eine Orientierung geben Ab wie vielen Rechnungen pro Monat lohnt sich Automatisierung und Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System.

Nicht gedacht ist das System für die Kassenabrechnung mit Krankenkassen. Es ist keine Steuerberatung, es erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung, und es ist nicht vollautomatisch. Auch E-Rechnung und XRechnung für B2B-Pflichten sowie die automatische Auflösung eines Gruppentermins in mehrere Einzelrechnungen gehören nicht zum Umfang.

Am häufigsten fragen Selbstständige nach Fernzugriff, Zeitaufwand, eigener Rechnungsvorlage und Rechnungsprogrammen. Die Antworten stehen unten kurz zusammen, die wichtigste vorweg: Bei der Einrichtung gibt es keinen Fernzugriff, und Klientenliste, Rechnungen und Beträge werden nicht zu Panthera übertragen.

Braucht die Einrichtung Fernzugriff auf meinen Mac?

Nein. Die Einrichtung läuft in der App, Panthera begleitet sie im Videocall. Fernzugriff gibt es nur in der optionalen Betreuung, und nur nach Ankündigung.

Kann ich meine eigene Word-Vorlage behalten?

Ja, wenn sie bei der Einrichtung die Prüfung besteht. Andernfalls gibt es die Standardvorlage aus Ihren Praxisdaten, auf Wunsch mit Unterschrift. Eine Pages-Vorlage sichern Sie vorher als Word-Datei.

Kann ich sevDesk oder Lexware Office zusätzlich nutzen?

Eine Anbindung an ein vorhandenes Rechnungsprogramm ist eine Anfrage und in Vorbereitung. Heute ist sie keine fertige Funktion.

Wie lange dauert es bis zur Abnahme?

Die Einrichtung läuft im Videocall mit Panthera, danach folgt ein Probelauf von ein bis zwei Wochen neben Ihrer bisherigen Abrechnung. Anschließend gibt es Abnahme und Einweisung von rund einer Stunde. Eine feste Dauer für die Einrichtung selbst nennen wir nicht.

Muss ich zu E-Rechnung und Steuer etwas wissen?

Panthera gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Eine allgemeine Einordnung finden Sie unter E-Rechnung für Selbstständige mit Privatzahlern. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.