Rechnung an eine andere Person als die im Termin: Wie geht das?

Sie legen einmal fest, wer die Rechnung bekommt, entweder als abweichender Empfänger in der Klientenliste oder als Regel im Chat bei der Einrichtung, und ab dann rechnet das System die Termine automatisch an die richtige Person ab, ohne bei jedem einzelnen Termin erneut nachzufragen.

• Der abweichende Empfänger steht in Ihrer Klientenliste (Numbers oder Excel) oder wird einmal als Regel festgelegt.
• Die Regel gilt ab dann für jeden passenden Termin, auch im Wochenvorschlag.
• Bei mehrdeutigen Namen fragt das System nach, statt zu raten.
• Die Freigabe per Knopf und das Senden der Mail bleiben bei Ihnen, das System versendet nie selbst.
• Das ist eine normale Einrichtungsoption, keine Sonderprogrammierung.

Die Zuordnung ergibt sich aus der Klientenliste, wo neben der Person aus dem Termin der Rechnungsempfänger steht, oder aus einer einmal festgelegten Regel, die bei der Einrichtung oder später im Chat entsteht und von da an für jeden passenden Termin im Wochenvorschlag gilt.

Ihre Klientenliste, der Apple-Kalender und Apple Mail bleiben dabei, wo sie sind. Es wird nichts umgezogen. So läuft es Woche für Woche:

1. 1Sie tragen den Empfänger (zum Beispiel die Mutter) in der Klientenliste ein oder legen die Zuordnung bei der Einrichtung als Regel fest.
2. 2Einmal pro Woche, zum Beispiel montags, entsteht aus Kalender und Klientenliste ein Rechnungsvorschlag. Die Termine des Kindes erscheinen dort bereits dem richtigen Empfänger zugeordnet.
3. 3Eine Mitteilung auf dem Mac führt Sie in die App. Dort sehen Sie den Vorschlag mit den Namen, die nur auf Ihrem Mac stehen, und geben per Knopf frei.
4. 4Das System schreibt PDF und Mail-Entwurf mit Anhang an den Empfänger. Sie klicken selbst auf Senden.
5. 5Der Bankabgleich (FinTS, nur lesend) läuft nachts und trägt eindeutige Zahlungseingänge als bezahlt ein. Unklare Zahlungen ordnen Sie in der App per Knopf zu.

Später ändert sich etwas, etwa weil die Eltern getrennt leben und nun der Vater zahlt. Dann passen Sie die Regel im Chat oder in der App an. Sie sehen vorher eine Vorschau, und eine Änderung lässt sich zurücknehmen. Den Ablauf im Detail beschreibt der Ratgeber Rechnungen aus dem Kalender erstellen.

Für Paare und Familien ja, denn mehrere Personen werden als ein Haushalt geführt und auf einer Rechnung abgerechnet, bei Paaren mit beiden Namen im Adressfeld, auch bei getrennten Adressen, für Gruppentermine gilt das nur eingeschränkt, weil eine Abrechnungsgruppe immer genau ein Haushalt ist.

Erprobt sind abweichende Empfänger, die Personen sind: Paare, oder Eltern, die für ein Kind zahlen. Mehr dazu steht in Paare gemeinsam abrechnen.

Drei Grenzen sollten Sie kennen:

• Ein Termin, der zu mehreren Haushalten passen könnte, wird zur Rückfrage und in der App zugeordnet. Das System ordnet nicht auf Verdacht zu.
• Mehrere Teilnehmer eines Gruppentermins automatisch in mehrere Einzelrechnungen aufzulösen, ist keine Funktion. Wie ein Kurs abgerechnet wird, legt das Erstgespräch fest. Hintergründe finden Sie unter Gruppentermine und Kurse automatisiert abrechnen.
• Firmen mit Rechtsform als abweichender Empfänger sind nicht erprobt, und E-Rechnung oder XRechnung für B2B-Pflichten gehören nicht zum Umfang. Zielgruppe bleiben Selbstständige mit Privatzahlern. Die Unterschiede ordnet Rechnung an Privatkunden oder Firmenkunden ein.

Auch die getrennte Abrechnung mehrerer Behandler in einer Praxis gehört nicht dazu. Erprobt ist die Bedienung durch eine Person.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, reicht eine Vorlage in Word, Excel oder Numbers völlig aus, denn Sie tippen den Empfänger einfach selbst ein; eine Automatisierung lohnt sich erst, wenn die Zuordnung Woche für Woche Zeit kostet und Sie sie nicht jedes Mal neu entscheiden wollen.

In der Startphase bezahlen Sie die Einrichtung erst nach der Abnahme. Alle Preise zzgl. 19 % USt. Voraussetzung ist ein Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 13 oder neuer. Ein Rechnungsprogramm kann für Sie die bessere Wahl sein, wenn Sie ohnehin ein Komplettpaket mit Buchhaltung suchen. Eine Orientierung gibt Rechnungsprogramm oder Automatisierung im eigenen System.

Wer auf einer Rechnung stehen muss, ist eine steuerliche Frage. Panthera gibt dazu keine Rechts- oder Steuerberatung. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wenn Sie wissen möchten, wie sich das System auf Ihre Praxis zuschneiden ließe, lesen Sie den Zuschnitt auf die eigene Praxis.

Eine noch nicht verschickte Rechnung lässt sich im Chat vollständig zurücknehmen, eine bereits verschickte Rechnung an die falsche Person wird dagegen nie gelöscht, sondern per Stornorechnung korrigiert, wobei Panthera hilft, weil die Stornorechnung keine Funktion der App ist und eine ausgegebene Rechnung grundsätzlich bestehen bleibt.

Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos, und das ist ein GoBD-Grundsatz, den das System einhält. Beträge und Nummern rechnet ein Programm, nie das KI-Modell. Mehr dazu in Rechnung zurücknehmen oder stornieren.

Muss ich bei jedem Termin neu angeben, wer die Rechnung bekommt?

Nein. Die Zuordnung steht in der Klientenliste oder wird einmal als Regel festgelegt und gilt ab dann. Nur bei mehrdeutigen Namen fragt das System nach, statt zu raten.

Kann ich eine Zuordnung später ändern?

Ja. Alltagsregeln ändern Sie selbst, im Chat oder in der App, mit Vorschau vor dem Übernehmen. Eine Änderung lässt sich zurücknehmen.

Sieht die KI die Namen der Eltern und Kinder?

Nein. Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Kontoverbindungen und Kalendertitel werden vor jeder Übermittlung entfernt, die KI kennt nur Kennungen. Namen, die Sie im Chat tippen, ersetzt die App vor dem Senden. Mehr dazu in KI und Klientendaten.

Geht die Zuordnung auch ohne Chat?

Ja, über die Klientenliste. Wochenvorschlag, Freigabe und Zahlungsabgleich funktionieren auch ganz ohne Chat. Nur Regeländerungen per Chat brauchen einen KI-Zugang.

Verschickt das System die Rechnung an den Elternteil selbst?

Nein. Das System schreibt PDF und Mail-Entwurf mit Anhang, Sie klicken selbst auf Senden. Die Freigabe bleibt mit Absicht bei Ihnen.

Wenn Sie prüfen möchten, ob das zu Ihrer Praxis passt, nutzen Sie die Anfrage für ein Erstgespräch.